[閱讀筆記] Making Ideas Happen - Overcoming the Obastacles Between Vision and Reality (2/6)

1. 指派一個人去負責管理某個行動步驟 (Action Steps)，通常不太管用。將一個負責記筆記的人，放到一個專案團隊，會讓專案權責變得模糊。每個人都需要擁有自己的行動步驟 (Action Steps)。當任務是由你自己手寫、用你自己的語言，才較有可能被有效執行。把任務分派給個人負責；沒有負責人的工作很難完成。
2. 行動步驟 (Action Step) 起始於一個簡單的前提：生活中的每件事都是一項 Project。這個前提不僅可以應用在下週三的大型簡報，或是整在籌備的新產品上市活動，還包含正在準備往上發展的職涯準備，或是協助下屬職能發展。亦或是管理你的財務狀況、即將到來的搬家準備等，都是一項 project。
3. 每項 Project 都必須分為執行步驟 (Action Steps)、參考資料 (References) 和暫時擱置事項 (Backburner Items)。生活中的每件專案，都可以被分到這三個主要組成成分中。

三個主要組成成分	說明
❶ 執行步驟  (Action Steps)	是那些你想要往前走的、特定的、具體的任務 例如重新撰寫與發送備忘錄、發佈部落格文章、支付電費等 貼在文件夾首頁，每天盯著它做，而且不斷的思考、Catch 新的執行方法，持續紀錄並確保每項計畫都有負責人
❷ 參考資料  (References)	與專案相關的講義、草圖、筆記、會議記錄、網站或你可能之後會想回頭討論的事項等 References 不是可執行的，他主要目的是當專案要特地聚焦某件事物時，用來參考的參考資料 放在文件夾內，用時間順序保留參考資料，加上”tag”才方便找。問自己未來為什麼還需要這個檔案? 如果找不到原因就扔了它
❸ 暫時擱置事項  (Backburner Items)	或許目前是無法執行的，但是在未來的某一天可能可以被執行 或許此想法因為預算問題被擱置，又或許你希望在未來某個時間點，在特定專案中執行 貼在文件夾頁尾，如果有好的 idea、或是有空想做的，就寫在這邊，常常回來 review

4. 想像你在公司所負責的專案 (work-related)，可以區分如下：

三個主要組成成分	說明
❶ 執行步驟  (Action Steps)	可執行的項目， 例如：你的待辦事項
❷ 參考資料  (References)	不可執行的項目 例如：合約副本、會議記錄、客戶背景資料等
❸ 暫時擱置事項  (Backburner Items)	現在不可執行，但是未來可以執行的項目 例如：因預算或時程而暫時擱置的想法

5. 個人的專案 (personal-related)，也可以被往下細分為三個同樣的類別

三個主要組成成分	說明
❶ 執行步驟  (Action Steps)	可執行的項目 例如：代繳帳單 （水費、電費、電信費等）
❷ 參考資料  (References)	不可執行的項目 例如：汽車保險證明、房屋火險證明等
❸ 暫時擱置事項  (Backburner Items)	現在不可執行，但是未來可以執行的項目 例如：未來想去度假的景點等

6. 產生想法很重要，但是沒有好的執行方法，最終也無法實現。記住，工作或生活的大小事皆是一個專案，每個專案都可以往下細分為 Action Steps、References 與 BackBurner Items。

7. Action Steps 是專案組成元素中，最重要的一個，是維持專案生命的氧氣。沒有 Action Steps，就不會有任何的行動，不會產生任何結果。任何想法的最後的結果，仰賴所訂出的 Action Steps，以及執行的結果。

8. 為了實現你的想法，你必須盡可能讓你的 Action Steps 清楚、具體、剪短，要以動詞作為開頭，透過動詞讓閱讀的人知道要執行什麼動作，例如：

Action Steps 例子

❶ 聯繫工程師來討論⋯⋯ (Call programmer to discuss …)

❷ 安裝新軟體來⋯⋯ (Install new software for …)

❸ 研究⋯⋯的可能性 (Research the possibility of …)

❹ 模擬一個⋯⋯的樣本 (Mock up a sample of the …)

❺ 更新 XZY 文件給⋯⋯ (Update XYZ document for …)

❻ 提出⋯⋯問題 (Address issue of …)

9. Action Steps 的重要實踐

Key Practices	說明
⓵ 在任何地方紀錄執行步驟 (Action Steps)	想法不會只在開會中出現，Actions Steps 也不例外 當你在閱讀文章、洗澡、做白日夢或準備就寢時，腦中都有可能會冒出想法。你可能突然想到在某個專案會議中，某件事情沒有去跟催，你就會建立一個 Action Step: follow up with XYZ regarding… 善用線上工具讓你無時無刻都可以記錄，例如 Wunderlist, Asana, Trello 或其他任務管理工具。但是你要能夠區分 Actions Steps 與 References 的不同 (一般的筆記與無法執行的想法)
⓶ 沒有負責人的執行步驟 (Action Steps)，是沒有人會去做的	每個執行步驟 (Action Steps) 都需要指派當責人員，而且只能有一個人。或許該任務牽涉許多不同單位或部門，依然要指派一位人員當責 (accountability)，負責任務的推動與跨單位協調。 透過 e-mail 將任務指派某人，無法保證他一定可以完成。必須將此指派任務建立到 Action Steps，直到其完成任務：Print out old draft, follow up with Alex
⓷ 依據不同類型的 action steps 做不同的處理	Delegated action steps：將執行步驟指派給個人且當責 Ensured action steps：與其一直跟 Dave 嘮叨，不如建立一個 ensured action steps，過一段時間再跟對方確認是否完成了，如 Ensure that Dave updated the article with the new title。 Awaiting action steps：當你發 mail 給其他人詢問問題，你很可能因為對方沒回覆而忘記這件事情，你應該建立一個 awaiting action steps 並指定一個預期回覆，若無回覆則主動告知，如 Awaiting confirmation from Joe at Apple re: Consultation
⓸ 促進以行動為導向的文化	在會議討論的過程中，要求團隊將創意轉成 action steps 並寫在紙上，會是一件讓人覺得麻煩的事情 但是，若能夠讓團隊成員養成習慣，就可以將會議中的創意轉化為實際行動，並可在會議結束前，確認是否有遺漏的或重複的 action steps
⓹ 找到一個好用、適合你的工具	將想法轉化為 action steps 的機制，你必須找到適合你的最佳工具。 好的生產力工具，會讓你的轉化機制更加井然有序、有生產力。

10. 想法的產生，常常與我們手上的專案無關。但是這不代表日後，這個想法沒有價值。暫時擱置項目 (Backburner) 讓你將這些想法保留下來，或許在未來可以讓它變成 actionable items。這點非常重要，許多很棒的想法，在還沒執行前，就被忘記。
11. 你需養成習慣，定期重新閱讀之前所撰寫的暫時擱置項目 (Backburner Item)。當你過一段時間重新審視這些暫時擱置項目 (Backburner Item)，有些項目會突然變成真實、可執行的目標，然而有些項目就會漸漸的較不重要且相關。有時候，長期持有的暫時擱置項目 (Backburner Item) 會變成你面對新問題的解決方案。

12. bias toward action 原則：寧可動手做一件事而做不成功，也不要什麼事都不做。
13. 我們從國小開始就養成習慣，在課堂做筆記，上班後在會議裡，也不斷地在做筆記。但是這些靜態的筆記、參考資料，你很少會回過頭去看，在會議中不斷做筆記，反而會讓你遺漏行動步驟 (action steps)。
14. 將筆記放到參考資料 (References) 前，參考以下幾個步驟：

Steps	說明
❶ 問問自己 (Question it)	若你無法回答以下問題，就丟棄此參考資料： 這份參考資料的目的為何？ 我可能在何時會回過頭來閱讀此份參考資料？
❷ 加上標籤 (Label it)	加上標籤，讓你日後可以快速找到 日期：讓你知道是何時加入的 專案名稱：在哪個專案討論到的
➌ 善用工具儲存參考資料 (File it)	不要只用紙本作業，善用線上工具，讓你更容易紀錄、搜尋，例如 Evernote，或 Apple、Google、Dropbox Paper、HackMD 所提供的線上文件撰寫工具等

15. Action Method 施行實務

Practices	說明
❶ 執行步驟要與 e-mail 分開管理	E-mail 會扼殺你的生產力，可執行的資訊會因為成堆的參考文件而難以看清 你應該從 e-mail 摘錄出 action steps，並分開存放。
❷ 每當講到採取行動，工作與個人生活就會發生衝突 （但這是 OK 的）	人們傾向將工作與個人生活的行動予以區別。工作會採用正式的 to-do list，個人生活會在冰箱貼 3M 便利貼。 經觀察，最有生產力的人們，顯示出 Action Steps 就是 Action Steps，不會因為情境的不同而有所改變。執行順序可能會改變，但是管理每件系統中可執行的項目是不變的。 善用線上任務管理工具，讓你在無時無刻皆可存取。無論是工作或是個人生活，都採用相同的系統，你就能在任何時間、地點，針對你的 Action Steps 安排執行順序與完成它。
➌ 當任務有被 接受後，行動才算真的被指派	許多專案管理方法支援 to-do lists，並分享給專案團隊成員 (資訊透明, transparancy)，但是，除非你的團隊成員有接受所指派的行動步驟 (delegated Action Stps)，不然當責 (accountability) 無法實現(互相確認流程, handshake)。 透過 e-mail 的方式來針對 Actions Steps 交換意見、釐清內容，確保雙方是在清楚、可執行的情況下執行 Action Step。 工作團隊在指派任務的最佳實務，是讓團隊成員用手寫的方式，寫下他們被指派且接受的 Action Steps。這個做法隱含著理解 (understanding) 與接受 (acceptance) 被指派的 Actions Steps。
❹ 依序執行任務 (sequential tasking) 比多功 (multitasking) 好	多工 (multitasking) 是個迷思，你無法同時完成兩件 Action Steps。 若你的所有專案有定義且整理好 Action Steps，你就可以輕易管理多個專案。 你的目標是讓你在切換不同專案時，盡可能將無生產力的轉換時間 (unproductive downtime) 盡可能降低。降低轉換時間的秘訣就是將每個專案的元素予以分解。

16. 善用專案管理工具幫你做任務指派 (delegation)、團隊協調 (collaboration)、管理 Action Steps。你需要避免的，是 actionable items 淹沒在數百封 e-mail 與其各式各樣的訊息來源 (ex. Slack, Facebook Messenger, Line, Skype 等)。

17. 當專案經理透過 e-mail 來傳達 Action Steps 時，記得在主旨加上 Action 此關鍵字；參考資訊類型的 email，則可在主旨加上 FYI 的關鍵字。幫你的團隊建立共同的語言，每個人都可以透過關鍵字來做 e-mail 搜尋與排序。
18. Action Method 運作流程

Action Method  運作流程	說明
❶ 日常生活無時無刻會冒出想法	我們生活中，任何情境都有可能產生想法，例如會議、腦力激盪、通勤趕路途中、做白日夢的時候等等。 若我們沒有把瞬間產生的想法，轉換為動詞驅動的行動步驟 (verb-driven Action Steps)，這些想法就會消失。
➋ 收集並分類	我們可以用筆記本，或是善用線上任務管理工具，協助我們可以隨時記錄下來。 除了紀錄，還要依據其性質，分類為執行步驟、暫時擱置事項與參考資料
❸ 待辦事項	如同 Microsoft Outlook 中的 in-box，你也要將待執行的的任務，放到 in-box 中做妥適管理
❹ 處理	每天花點時間檢查 in-box 中的事物，分辨哪些事可執行的，哪些是不可執行的 若是可執行的，而且是可以馬上完成的 (如簡短的一通電話就可解決或繳納帳單等)，那就馬上去做。David Allen 稱之為 two-minute rule：若有一件事情可以兩分鐘內解決，你就應該馬上去做。畢竟，你把這件事情輸入到系統也需要時間，何不馬上將其完成？ 無論你使用哪一種 action management system，Action Steps 必須用一致的方式記錄，指派一個專案並給予一個結束日期 (如果可以的話)，如此一來才能提升生產力。 將待擱置項目放在待擱置的目錄下，並標註一個適當的專案名稱 用不到的參考資料就予以丟棄，因為大部分的參考資料你日後都不會做第二次閱讀。 參考資料的儲存方式，一定要用專案或按照日期的方式來儲存。

19. Action Method 運作流程圖

20. 每個人的精力有限，如同電腦的運作能力侷限於它擁有多少記憶體，每個人都有自己的限制。下圖根據專案的重要性，光譜 (spectrum) 從 Extreme 到 Idle。你要思考，你現在手上的專案，應該接收到多少精力？