[閱讀筆記] Find Your Why (2/3)

 

1. 何謂 tribe (團體)：擁有共同價值觀與信念的一群人，tribe 可以是一整個組織或是一個小組。如果你是 CEO，所有為你工作的員工都是你的 tribe；如果你是行銷處副總，整個行銷處員工都是你的 tribe。

2. 每個組織都有 WHY，組織內的不同部門、小組等，也都有自己的 WHY，我們稱之為 Nested WHYs。Nested WHYs 是組織的 WHY 的延伸，而非相互競爭。小組內的成員也都會有自己獨特的 WHY，我們的目標是讓為公司賣力的員工，能適合 (fit) 組織的文化，擁有共同的價值觀與信念，如此一來，員工才會有認同感與歸屬感 (sense of identity and belonging)，覺得自己是有價值與重要的 (valued and valuable)，了解自己獨特的貢獻，擁有較大的願景。

3. 將組織視為一棵樹，根部代表著當初創立的 WHY。每個樹幹代表組織內的部門，每個樹幹都有一個鳥巢，代表著組織的次文化或團隊。我們的目標是讓每個成員了解組織的 WHY，吸引正確的鳥兒，讓正確的鳥兒在正確的鳥巢，如此才能有效合作。

4. American 有一個 WHY，Los Angeles 與 New York 也有。我想住在美國，但問題是我應該在哪個城市居住與工作？很多人在正確的公司，卻待在錯誤的鳥巢 (也就是部門)。如此會傷害員工表現、士氣與自信。協助他們了解該住在哪個城市、該加入哪個部門，才能讓他們發揮所長與創意。

5. 當個人的 WHY 與 Nested WHYs 相符，此團隊通常會擁有最高的士氣、最好的生產力、最具創新力、最低的流動率與最佳表現。

6. 當一個組織有超過一位創辦人時，挑選 visionary (有遠見卓識的人) 那位來做 WHY discovery。通常公司會是一對創辦人，也就是一位 visionary，搭配一到多位 builder (實現者)。

7. 當你要找出整個組織的 WHY，在設計 tribe workshop 有幾個要點：

tribe workshop 要點
① 若創辦人還健在	與創辦人做個人的 WHY discovery 會很是很好的起點。成立這個組織就是創辦人將個人的 WHY 變成活生生的事物。 要請創辦人清楚且詳述其 personal WHY，並給予背景說明 (context)，創辦人的 personal WHY 會與組織的 WHY 大致吻合。 經過我們的測試，當企業文化夠強大，創辦人的 peronsal WHY 與整個組織的 WHY 會有驚人的高度雷同。
② 當創辦人已經不在或無法諮詢	Tribe Approach 就會是最好的方式，來找到或重新發現組織的 WHY。

8. 有一些特定狀況，subgroup 需考慮使用 Tribe WHY Discovery 來清楚闡述他們的 Nested WHY：

找出 subgroup 的 Nested WHY
① 尋找 Nested WHY 前，先弄清楚組織的 WHY	當小組或部門在發掘 Nested WHY 時，必須對組織的 WHY 有清楚的了解。 記住，Nested WHY 必須服從組織的 WHY。若兩者方向不同，會變成多頭馬車 (cross-purposed)，令組織成員感到困惑。
② 當高層不知道自己的 WHY	此情況常發生於，當高層無意找出組織的 WHY，中階主管想找出自己的部門或團隊的 WHY。 每個有心使用 WHY Discorvery 的主管皆可找出屬於自己團隊或部門的 Nested WHY。但這絕非理想的狀態，因為這變成尾巴搖狗 (tail wagging the dog)。

9. 尾巴搖狗 (tail wagging the dog)，意思是一件事情的主體受控於其中的一小部分。為什麼狗會搖尾巴？那是因為狗比尾巴聰明，否則就是尾巴在搖狗。

10. 當組織已經高度失能，無法以其最好狀態來運作，沒有整體的目的感。當要處理這種狀況時，我們建議組織內較小的群體採行 Tribe Approch，並有人採取行動來維持強大的領導力與健康的文化，採用尾巴搖狗 (tail wagging the dog)的方式，讓尋找 WHY 的過程啟發他人，讓參與的員工對整個組織產生正面影響。

11. 有些少數案例，企業已經完全失能、內部成員也分崩離析，成員間的氣氛瀰漫著恐懼、不信任、猜疑與自利。就不適合施行 WHY Dicovery approach，會議會變成吐苦水大會，充滿著偏見與抱怨。此時，我們會建議請外部顧問或第三方促進者 (facilitator) 協助這樣的組織找出問題，並有效率地施行 WHY Discovery。

12. 執行 Tribe’s WHY Discovery workshop 的目的是：① 準備 Tribe Why Discovery 的前置作業；② 主持 Tribe Why Discovery workshop。

13. 如何執行 Tribe’s WHY Discovery workshop

如何執行 Tribe’s WHY Discovery workshop
① 尋找 workshop 主持人 (find your facilitator)	WHY Discovery 的基本觀念是：WHY 是被挖掘而非創造。WHY 是關於我們是誰，不是我們希望公司未來變成怎麼樣。 Tribe Approach 需要一位主持人 (facilitator)。理想的主持人必須具備幾個條件： ❶ 此人備受組織信任 ❷ 此人有意願擔任主持人的角色 ❸ 具備強烈的好奇心 ❹ 有能力詢問試探性問題 ❺ 必須客觀、避免有成見或偏見 主持人 (facilitator) 須具備的技能： ❶ 時間管理能力 ❷ 主動聆聽與從多個貢獻者建立關聯的能力 ❸ 建立一個讓人能自在地分享他們想法與故事的環境
② 準備會議 (prepare for your session)	在進行 Tribe Workshop 前，應再複習 Individual Why Discovery 流程，這是 discovery process 的基礎。 如果時間允許，你應先找個合適的人，把 Individual Why Discovery 流程走過一遍。
③ 邀請參與者 (invite participants)	最適合的參與者數量是：10參與者數量30 若人數太多，會一團混亂、難以掌控； 若人數太少，可能會無法產生能代表整體組織的故事； 如果你的公司成員小於 10 人，邀請大家一起參與。 無論組織大小，參與者應包含到每個部門，因為你希望能找到整個組織的 WHY，而非 nested WHY。若僅找其中幾個部門，你可以只產生次文化 (subculture) 的 WHY，讓其他部門無所適從。例如若參與者都是工程部門的成員，最終你找到的是工程部門的 WHY，而非整體組織的 WHY。 根據我們的經驗，最理想的參與者數量是 20參與者數量30，大約在 4 小時內勾勒出 Draft Why Statement。
④ 規劃足夠的時間 (Schedule enough time)	組織總是想壓縮產生 Draft Why Statement 的時間，但請勿這麼做，不該有此時間壓力。至少要給 4 個小時的時間，5 個小時會更好。
⑤ 找到合適的環境 (Find the right setting)	合適的環境=能啟發創意＋保護隱私+杜絕分心，這個環境可安排在公司內或公司外。 注意事項： 所使用的空間必須足夠讓參與者分組討論：桌椅必須能依分組自由擺放、光線明亮 (well-lit)、空氣流通 (well-ventilated)、零食飲料桌 (snacks-and-drinks table) 等。 必須讓分組討論不受干擾：若分組討論時，會受到隔壁組的打擾，就代表空間不夠大。
⑥ 事先做好會議室空間配置 (Set up the room in advance)	馬蹄形 (shape of a horseshoe) 的桌子配置：將桌子移動至靠牆，將椅子安排成馬蹄形，目的在於去除任何階級感，產生開放式討論的感覺。 為每個小組準備翻頁書寫紙 (flip charts) 與掛架：為了協助小組記錄他們的想法，記得為每個小組準備翻頁書寫板、紙張、各種顏色的麥克筆。 架設你自己 (i.e facilitator) 的 flip charts：架設額外三個翻頁書寫板在房間的前面。我們會偏好使用翻頁書寫板而非白板的原因是，使用翻頁書寫板可以快速地回到我們先前以書寫好的文字，白板擦掉就沒有了。 若你選擇使用電腦與投影片，記得先架設投影機與布幕：確認相關設備與軟體準備妥當。

14. 團隊不是一群一起工作的人；團隊是一群互相信任的人。(A team is not a group of people who work together. A team is a group of people who trust together.)

15. Tribe Why Discovery workshop 的三個主要行動：

Main Actions	說明
① 設定討論情境 (Context) (45 ~ 60分鐘)	開始 Tribe Why Discovery 的最好方式，是請一位被內部成員敬重、能夠 100% 說出組織的 WHY 的資深領導人擔任 facilitator 角色。 複習 Golden Circle Golden Circle 說明 WHY 定義信念、目的與原因； 用來鼓舞人們行動。 HOW 採取行動、實現信念。 WHAT 採取行動的結果； 需與 WHY 相符； 是最終的產品或服務； 是 WHY 的有形證明。 目的：創造一個讓人能主動、自在分享個人想法的環境，能幫助群體找出 group’s WHY。
② 執行 Why Discovery Process (2-2.5小時)	目的：分享個人故事 (story sharing) 與找出主題 (themes) 是 Why Discovery Process 最重要的部分。 分組討論建議 分組 說明 ❶ 將參與者分成三個差不多大小的小組 將三個小組安排在左、右、後，三個地方： ❷ 適當安排各組組成成員 盡量讓每個小組的組成，有各種角色、職位、性別與年資的成員，如此才能用不同的觀點思考，彼此擦出火花 ❸ 鼓勵小組站著討論 分組完成後，每個小組應站在翻頁書寫紙 (flip charts) 前，互動與討論，站著討論可以讓整個流程的互動性更好。 Tribe Approach 透過 The Three Conversations 來達成上述目的 (分享個人故事與找出主題) The Three Conversations Conv. 1 分享故事 (20 min) 分享在此組織/團隊的工作中，讓你感到最驕傲的故事，在所設定的時間內，產生至少三個高品質的故事。 故事必須有明確的人事時地物，故事越明確越能讓人感同身受 ⛔ 我對於我們的工作品質感到驕傲。 ✅  在同學會中，一位同學告訴我，她的小孩因為我公司研發的抗癌藥物而獲救，這讓我感到此份工作的重要性 (On the flip chart：公司抗癌藥物 - 拯救同學女兒性命)。 ✅  在機場，我遇到一位使用 La Marzocco 機器 20 年的人，咖啡機仍舊運作良好。我感到非常驕傲，在這個用完即丟的世界，我公司代表著卓越、傳統與價值 (On the flip chart：忠誠客戶 - 卓越、傳統與價值)。 分享故事 (25-35min) 各組向大家分享至多 2 ~ 3 個故事，此限制可以讓小組從多個故事中，挑選出最好的故事。 身為 facilitator，有挖掘更深層故事的責任。你應 start with WHAT，人們才容易回答問題： ⛔  為什麼你喜歡這幾張照片？(Why did you like those particular photos?) ✅  這幾張特別的照片是怎麼讓你感到喜歡的? (What was it about those particular photos?) Conv. 2 分享貢獻 (10 min) 在每個故事中，你的組織對於其他人的貢獻是什麼？你需要產生 10 個左右的動詞與行動的句子 (to ...) 句子表達必須是動詞開頭 (To…)，因為我們找出的 WHY，必須是可行的 (actionable)，而非描述性的 (descriptive)。 句子內容是已經做的 (have done)，而非希望去做的 (hope to do)。 句子必須與故事有強烈連結，若沒有就變成行銷詞彙。 常見的 to … 句子有 to encourage to enrich to build to connect to bring together to inspire to trust to enjoy life to love 收集主題 (10-15 min) 各組分享將上一步驟產生的 verbs and action phrases。 善用翻頁書寫紙 (flip charts)，將各組所分享的句子記錄在同一頁書寫紙，若出現重複的句子，則在該句子做個記號，當某個句子記號越多，重複出現的主題就會漸漸浮現。 休息 休息 15 分鐘，休息時間太長會讓小組討論失去動力。 Conv. 3 分享影響 (15 min) 對你的影響是什麼？(so that …) 此階段的目標是從先前所分享的故事中，找出誰、造成什麼重大影響，是 real man impact。 例如： 原本 故事 我們在墨西哥經營咖啡烘培。因當地很少人能接受高等教育，我們公司的招募政策，是基於應徵者的熱情而非學歷。 此做法造成巨大的成功，很多當初的應徵者皆晉升到更高的職位。 找出 貢獻與 影響 舉個例子來說，Emillio 已經變成烘培師主管，這個位置讓他的家人脫貧。 當初的工作機會改變 Emillio 的人生也啟發了許多人，也讓當地人看到了新的可能性。 捕捉影響 (20-30 min) 身為 facilitator，應扮演更積極的角色，全心參與、聆聽與總結。 邀請每個小組與所有人分享，從 Conv. 3 所發現的 impacts。facilitator 須將相仿的 impact statements group 一起，例如 building the community. people feeling more valued and fulfilled in life. people seeing possibilities where they did not.
③ 草擬 Why Statement	最終目標是 draft，也就是完成 75 ~ 80%，不需要完美，只需要是可執行 (actionable) 即可。 Draft Why Statement 的流程 草擬流程 說明 說明如何草擬 (5-min) Why Statement 的基本結構： 我想 __<貢獻>_，這樣_<影響>__ (TO ____, SO THAT ____.)。 句型的第一個空格，是你為他人生活所做出的貢獻。 第二個空格則表示你的貢獻所帶來的影響。 你的貢獻 (contribution) 不是最終的產品或服務，而是包含你所做的任何事 (例如：你所做的決策、你所執行的任務、你所產生的產品等)。 【例句】我想賦予每個人擁有受教育的權利，這樣可以使他們改善生活、完成自己的夢想。 列出候選 Why Stmt. (25-min) 按照上述 template，盡可能列出你的 draft why statement，直到寫出能在情感層面產生共鳴的句子為止。 向大家報告所列出的候選 Why Stmt. (5-10 min) 簡報的兩個重點 陳述 why (毋需解釋細節) 將 Why statement 與先前分享的故事做連結，確保你的 Why 是基於真實的你。 小組成員挑選最好的 Draft Why Statement，記住，此階段最終目標是 draft，也就是完成 75 ~ 80%，不需要完美，只需要是可執行 (actionable) 即可。 接下來會請至多六個志願者，根據大家的投票結果，把 Why Champions 予以優化，讓 Draft Why Statement 更臻完美。 總結 (5-10 min) 將 WHY 帶進每日日常生活的建議 ① 獎勵你想看到的行為：當你注意到某人的行為與 WHY 一致，應給予認可與讚美。 ② 當你做決策時，將你的想法執行一個簡單的過濾 (問自己這個決定是否與我們的 WHY 一致)：根據 yes or no 的結果來執行。 ③ 將 Hows 與 Whats 用不同的方式表達於 WHY 的情境中：當指派新的任務或實施新的策略時，確保被指派者可以得知這是 WHY 的表示 (expressions of the WHY)。 ④ 做一個有自我意識的領導者：養成習慣問自己，「做為領導者的我，言行舉止是否有具體呈現組織的 WHY」。 ⑤ 提供每個人機會去發掘自己的 WHY，並學習如何適切於組織的 WHY。

16. 一群人能否做出傑出的事情，取決於這群人是否能團結再一起 (The abiity of a group of people to do remarkable things hinges on how well those people can pull together as a team)。

17. 不同 level 的 Why Statement 發展階段

Example 1
draft	我想讓人相信別人，這樣他們才能相信自己。 (To believe in people so that they can believe in themselves)
refine	我想激發人們用不同的角度思考，這樣他們可以察覺新的可能性。 (To provoke people to think differently so that they can be awakened to new possibilities)
Example 2
draft	我想持續提昇我們的能力，這樣可以使我們有能力去克服挑戰。 (To constantly improve ourselves so that we may be well equipped to overcome the challenges we face)
refine	我想讓世界更美好，我想幫助人們建立技能、持續學習、擁有清楚的方向感與願景，這樣可以讓他們對自己、家人與社區作出有效且成功的貢獻。 (To do good in the world, to help people build skills and to learn constantly and have a clear senses of direction/vision, so that they can accomplish much for themselves, their family and their community, effectively and successfully)
Example 3
draft	我想支持我們的經銷商，這樣可以讓他們持續發展業務與實現更高利潤。 (To support our dealers so that they can have sustainable business and realize higher profits)
refine	我想提供客戶各個層面的理財協助，這樣可以讓他們感到放心，因客戶的財富管理不會一帆風順。 (To help clients manage every aspect of their wealth so that they can rest assured that no stone is unturned in their wealth management)

18. 發掘 WHY 的歷程，就像是旅程的終點。這個過程可以讓我們針對 Why 建立情感的連結，這樣會對 why 感受更真心、真實與持久。或許組織的 Why Statement 會隨著時間做稍微的修改，但是 Why Statement 字句背後的情感 (feeling) 是不會改變的。

19. Golden Circle

Golden Circle	說明
WHY	定義信念、目的與原因； 用來鼓舞人們行動； 是我們做任何事，背後的驅動力。
HOW	是我們為實現信念，所採取的行動； 將 WHY 帶入我們日常生活中； 不是 we want to be，是 we actually behave。
WHAT	採取行動的結果； 需與 WHY 相符； 是最終的產品或服務； 是 WHY 的具體有型證明； 是我們每日實際的工作。

20. 你的 HOWs 就是你的強項

Example 1 - David
Why	我想推動大家往前進，這樣他們能在世界上做出一番成績。 (To propel people forward so that they can make their mark on the world)
HOWs	看見遠大藍圖 探索另一種觀點 做事有始有終 從每個經歷中獲得經驗與教訓
Example 2 - Peter
Why	我想讓大家變得更傑出，這樣他們就能做出傑出的事。 (To enable people to be extraordinary so that they can do extraordinary thing)
HOWs	化繁為簡 起身去陽台，看看開闊的視野 擁抱新想法 建立人際關係
你的 HOWs 就是你的強項，人與人之間的合作，就是互相倚賴對方的強項，讓不可能變成可能。