[閱讀筆記] Manage Your Day-to-Day (2/3)

1. 很多人都有多工 (multitasking) 的迷思，根據研究顯示，只有高度自動化行為才是真的多工，例如走路。大部分的活動都需要有意識的注意，所以沒有所謂的多工 (multitasking)，只有工作轉換 (task switching)，你只是把注意力從這一個任務，換到另外一個任務，等做一段落，又再回到原本的任務。這樣來來回回的做法，只會降低你的專注力、提高錯誤機率。
2. 根據實驗顯示，在閱讀時又使用 IM 或看電視，閱讀時間比單純閱讀 (single task) 增加 25%。較於專心閱讀 (single task)、焦點專一 (sole focus) 的人，閱讀時又分心去做其他事情，會使你的閱讀品質嚴重下滑，拉長整體閱讀時間。
3. 人類愚蠢的，是忘記我們原本想要完成的事情 (The most basic form of human stupidity is forgetting what we are trying to accomplish)。
4. 人們常見的壞習慣

常見的壞習慣	說明
❶ 一進公司先檢查 e-mail	早晨是最有生產力的時段，你不該拿來檢查 e-mail 或開會。 檢查 email 常常是非非常難以抗拒的誘惑，人們常常犧牲最有生產力的時段在處理郵件。
❷ 喜歡感覺有進度的感覺	處理完十封 emails 可以讓你感覺完成某些事情。但是仔細想想，這些是最重要的事情嗎？
❸ 看不清機會成本 (opportunity costs)	當你花了 100 元買一杯拿鐵，你就不能將其花在其他地方，這就是一種機會成本。 相同的，你花了 50 min 在處理 emails，你就無法將這段時間花在其他任務。你很可以很容易發現你這 50 min 處理了好幾封 emails，但你卻不容易察覺，若這 50 min 花在其他更有意義的地方，你的生產力會大不相同。

5. 創造僅僅是放棄那些大大小小會令你分心的事物。 (Creation is in part merely the business of forgoing the great and small distractions.)
6. 等待有靈感才開始動工，就像站在機場等候火車來臨一樣。等待每件事情都完美才要開始，其實是一種拖延。我們每天必須要持續面對工作以及與不想要的令人分心的事情奮戰，我們必須學習在混亂中保持創造力。
7. 用 poistive distractions 來對抗 negative distractions：
8. 自我控制分成兩個層面
9. 人類的大腦適合短跑而非馬拉松，當你做完需要聚精會神的工作 (mindful work)，就該做一些簡單、不太需要動腦的工作 (mindless work)，讓你的大腦放鬆、使大腦身體恢復能量，再進行下一回合的 mindful work。

mindful work (需費心的工作)	mindless work (不需費心的工作)
問題解決工作 (problem-solving work) 發明工作 (invention work)	單純生產線組裝工作 複印文件 簡單的清掃工作（如清潔實驗室設備） 從事簡單維護工作 排序或校對任務 簡單的服務工作（如打開文具包裝，並將其放到文具櫃）

10. 每個人的體力與專注力都不一樣，只要掌握一個原則，精神好的時候做 mindful work，覺得疲憊了就做 mindless work。
11. 身處吵雜、令人分心的世界，如同在敵對場地進行罰球的籃球員，儘管面對喧鬧的主場球迷，你必須學習訓練自己的專注力，將罰球投進。在自我訓練的過程，需要不斷自我追蹤與訓練，一定要經過四個過程：觀察 (observation)、改進 (refinement)、調整 (adaptation) 與毅力 (endurance)。
12. 現今世界最大的挑戰是「保持專心」與「保存創造所需的心智能力」，並且最終在對你來說最重要的事物上，產生重大影響。因此，你必須要：

❶ 留意持續與世界保持連結所造成的成本	不要總是聚焦於他人，卻錯過了挖掘自身內心潛力的機會
❷ 了解你所時時關心的資訊是已經發生的過去式，而非現在或未來	我們常會不斷檢查手機獲得慰藉感，但是這種不安全感，卻將你忽略現在 (present)。
❸ 為你每一天建立一個不受打擾的時間	在這段不受打擾的時間，聚焦於對你長遠來說，最重要的兩到三件事情。利用這段時間去思考、消化，你所學習到的事物，並做長遠規劃
❹ 多留意你內心的聲音，不要只留意別人的聲音	不要盲從，這跟羊群沒有兩樣。 沒有什麼能比你自己的直覺能大聲地產生共鳴。
❺ 對於機緣 (serendipity) 的可能性保持開放	許多最重要的連結 (如人、點子、錯誤等)，常常源自於預期外的狀況。

13. 你是你自身潛力的管理者。你內心的資源，只有當你辨識出它們的價值，才會發展出方法來使用它們。無論未來的技術怎麼變化，最優秀的領導者就是最有能力調整自己，並善用自身心智能力的人。
14. 【重點提示】如何在令人心的世界，保持專心

❶ 保護你的創造力時間	在你的行事曆預約一段不受干擾、可以專心工作的時間
❷ 在你精神好的時候，做需要高度保持專注的工作	每天儘早處理需要高度專注 (hard focus) 的工作。 自我控制能力會隨著時間流逝而下降。所謂的自我控制能力，是指抵抗令你分心的能力。
❸ 剔除不相關的背景噪音	將與你任務無關的電話、電子郵件與 apps 關閉，這些都會消耗你的專注力。
❹ 讓進度看得見	讓長程計畫的進度可見，是一個巨大的驅動力。 透過發布完成的里程碑或保留每日日誌，來讓你的每日成就可見。
❺ 讓你的大腦小憩片刻	執行具挑戰性、創造力的工作時，需搭配一些較不費心力的工作 (mindless tasks)，讓你的大腦稍微休息與補充體力 (refuel)。
❻ 在休息期間才使用手機	在休息期間可以檢查你的智慧型手機，讓自己敞開心扉，抓住可能的機會與機緣 (serendipity)。

15. 科技本該是協助我們的工具，若我們沒有善用智慧來使用它，很容易被其所奴役。每個新科技都會反咬我們一口，當其力量越強大，就越可能被誤用。
16. e-mail 是我們在上班日必定會用到的科技，根據研究顯示，平均每個知識工作者會花 28% 的時間在處理 e-mail。因此，為了成為一個有生產力的知識工作者，你必須善用此工具，不要被此工具奴役、降低自己的生產力。有幾點規則可以參考：

❶ 為你的 e-mails 加上標籤，讓你更容易找到

❷ 設定郵件規則，讓 inbox 自己排序

❸ 將處理完的 e-mail 歸檔 (archive)，這樣你才能專心

❹ 為你的 e-mail 加上 color code，讓你可以透過視覺即可判斷輕重緩急

❺ 使用提醒工具，讓重要的 e-mail 討論串可以重新浮出水面

❻ 將 e-mail 轉換成 task，你才不會遺漏重要任務

❼ 追蹤 e-mail，讓你可以知道何時被讀取

➑ 建立 e-mail templates，讓你可以快速回覆常用訊息

➒ 取消不必要的新聞訂閱

➓ 限制你的 e-mail 內容在五個句子以下

⓫ 使用 social plug-in，讓你可以得知 e-mail 背後的面向與事實

17. 當 e-mail 抵達時，你必須思索：

❶ 裡頭的資訊是我需要知道的嗎？

❷ 是否需要做緊急的回覆？

❸ 有沒有其他同事需要同步知道裡頭的資訊？

❹ 是否需要採取行動？

❺ 內文是否有需要思考與反省的地方？

18. Warren Buffett ：成功人士與非常成功人士的差別在於，非常成功的人士對於幾乎所有事情說不。
19. 每個人每天都已經無法離開社群軟體，但是，大家都是用無意識狀態 (mindlessness state) logon 到社群軟體。我們應該要有意識地 (mindful) 使用社群軟體，是主動的 (proactive)，而非被動的 (reactive)。當我們在有意識地狀態下，我們會知道為什麼我現在要 logon，當完成目的後，就會主動離線 (disconnect)。當你是有意識地且真實地在使用社群媒體，你才不會無意識地、漫無目的的在瀏覽他人的貼文。
20. 因為我們想看清楚遠方的東西，所以發明了望遠鏡；我們希望能夠跨越距離溝通，所以發明了電話；我們想要與每個人建立連結、分享想法，所以發明了 Internet。我們建立了一個 global brain，是我們每個人的大腦的延伸。也因為是我們的延伸，所以一定有好有壞。我們同時聚焦 (focus) 與分心 (distract)，但是真正的問題不是科技本身，而是我們必須學習知道何時該關掉它 (turn it off)。