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2020/11/06

[閱讀筆記] The Bullet Journal Method: Track Your Past, Order Your Present, Plan Your Future (5/7)

  1. Reflection 的過程中,你就像個驗光師 (phoropter),調整鏡片度數與散光度數,讓你看得更清楚眼前的視力檢查表。Reflection 猶如透過調整鏡片,來改進我們的看法、修正我們的缺點、讓我們的見解更一針見血。

  1. David Steindl-Rast (美國天主教本篤會修士,作家和講師。他致力於宗教間對話,並處理了靈性與科學之間的互動):眼睛僅能見光,耳朵僅能聽音,唯有透過內心傾聽才能覺察意義 (Eyes see only light, ears hear only sound, but a listening heart perceives meaning.)

  2. 如果幸福是我們行動的結果,那麼我應該停止詢問如何幸福。相反地,我們應該問自己如何做。幸福感是你擅長和喜歡做的事情的交集。

  1. 奧地利心理學家維克特.法蘭克爾 (Viktor Frankl):不要以成功為目標──當你愈是追求它、以它為目標的,就愈容易錯過它。成功,就像幸福一樣,不是追求而來的;它是一個人全心全意投入一件事,而忘卻自我的副產物。(Happiness cannot be pursued, but it can only ensue)

  2. 透過設立目標來解決跳脫舒適圈所造成的不確定性與風險:

  1. 設立目標的練習

設立目標的練習

說明

① 建立一組目標 (goals collection)

  • 將你模糊的、天馬行空的想法,轉化為可執行的目標 (actionable goals)

  • 這是你實現目標的第一步,當你寫下來後,能讓你保持專注與保持動力

② 設定短中長期目標 (5, 4, 3, 2, 1 exercise)

長期目標 (5 Years)

成家

買房

學好日文


中期目標 (4 Months)

去德國玩

瘦 5 公斤

拜訪 Niclas


中期目標 (3 Weeks)

捐贈衣物

當志工


短期目標 (2 Days)

清理衣櫥

清理廚房

驗車


短期目標 (1 Hour)

清理冰箱

打電話給爸媽

預約下週五聚餐的餐廳

③ 排定目標優先順序

  • 當你列出目標後,首先就要將不重要的、不值得你花時間執行的目標剔除。然後,再將剩下的目標進行優先順序排序。

  • 重點不在於你有多少目標,而是你所排定的目標,哪些是真正重要的、值得你花時間去做的

④ 聚焦於重要的目標

  • 有意識的生活 (living intentionally) 就是專注於最重要的事物。當挑選目標時,需問問自己,您想要生活中投入什麼?更重要的是,為什麼? 

  • multitasking 是沒有效率的工作方式,其實你是在 swtiching tasks。將事情保持越少越好,這樣才能專心做事

  • 盡可能讓你同一時間只專注於一件事情,這才是有效率的做事方式。

⑤ 將你的目標分解為多個 sprints

  • 將長期目標分解為較小的、可自我實現的目標 (self-contained goals),猶如馬拉松的過程中,會分解成一系列的小衝刺 (sprints) 一樣。

  • 一開始就感到極度困難,會讓你的好奇心獲滿足感快速流失。所以,先從較小、較簡單的開始,完成後再看看你的感受。


  1. Sprints 與將 goal 切成多個 phases 不同的是,Sprints 是獨立的、可自我實現的目標 (self-contained goals),其結果是提供我們滿足、資訊與動力的來源,讓我們繼續前進的燃料。

  2. Sprints 須具備「低進入障礙」、「擁有清楚且可值行的任務」與「預定完成時間不超過兩週」等三個原則。遵循這三個原則可以讓你的 Sprints 保持專注 (focus)、可執行 (actionable) 與可管理 (manageable)。你也比較難以找出有效的藉口來延遲 Sprint。若你發現 Sprint 須超過一個月才能完成,你最好把它成兩個較小的 Sprint。

  1. 當我們試圖細拆目標前,我們必須先腦力激盪,問自己 what & why。假設你的目標是「學習如何煮菜」,你可能會問自己幾個問題

腦力激盪問題

答案

① 什麼樣好奇心激發此目標?

我一直很好奇,如何將食材變成美麗的、營養的食物

② 有什麼力量驅動我投注時間與精力到此目標?

我花很多錢在外食,而且很多都不是很賤開,最近又變胖了一點,想要知道自己吃進多少卡路里。

③ 完成目標後有什麼好處?

透過學習煮菜,可以省錢、吃得更健康、減重,也可以邀請好友到家聚餐。

④ 完成此目標需要哪些條件?

需要學習基本的食材準備技巧、基本的烹煮技巧與幾個簡單的食譜

⑤ 成功完成此目標的定義是什麼?

減少外食花費、吃得更健康與邀情朋友到家聚餐


  1. Traditional / Phased Model vs. Sprint Model

Traditional / Phased Model


Sprint Model

每個 Sprint 的完成進度提供我們繼續往前進的動力 (momentum)。動力可以協助我們保持追尋 master goal 的耐性。


  1. Sprint 提供你反思的空間,幫你完成了一個 Sprint,就要先暫停且反省,問問自己幾個問題:

No.

根據這次 Sprint 的執行結果,反問自己

從此次執行中,發現自己有哪些優缺點?

有哪些做事方式有效果?哪些行不通?

下次我要怎麼做,才能表現得更好

此次 Sprint 對我的人生,有什麼加分的地方?


  1. 或許從 Sprint 反省中,你會發現可能要修改當初設定的大目標 (master goal),例如,從學習煮菜的第一個 Sprint,你發現你有興趣的是種菜而非煮菜。調整軌道 (course correction) 只是代表你發現更有意義的事情,你才能夠有效率地分配你珍貴的時間與精力將上個 Sprint 學到的教訓,運用於下個 Sprint,這樣的自我永續循環 (self-perpetuating cycle),可以讓你持續成長且專注於真正重要的事情

  1. 無論是對你個人或職業,改變對於你的生產力與成長扮演關鍵角色。改變可以是一個強大的方式來調整你所處的情境,但也可能讓你適得其反 (backfire)。改變越大,就越會觸動我們害怕的反應;我們越害怕,就更需要保持冷靜。

  1. 源自於日本 Toyota 的改善法 (Kaizen、日語:改善),強調的是持續改善 (continuous improvement)、漸進改善 (incremental improvement)。在解決問題的時候,會問一些小問題:① 可以做什麼小改變來改進這個問題?② 下次如何做得更好?透過一個又一個的小改變,隨著時間累積,最終就會變成大改變。

  2. 改善法 (Kaizen、日語:改善) 的練習

改善法的練習

說明

問小問題

  • 在 Goals 章節,我們討論到如何將你的目標分解成較小的、可自我實現的 Sprints,接著將 Sprints 分解成可執行的步驟與任務,兩者概念是相同的。

  • 保持小問題的目的是,讓你的 Tasks 保持可管理;Tasks 越困難,就需要更大的力氣,無法如期完成的機率就會越大。盡量讓你的 Tasks 保持輕鬆。

  • 當你在執行時,難免遇到失敗,要跟將其視為導師,幫助我們尋找到更好的解決方案。

② 反覆改進

(iteration)

  • 與其將失敗視為結束,應該將失敗重新定義為創意流程中最重要的一部分,是成功不可避免的一部分,例如 Dyson 吸塵器是經過 5,126 個雛形測試後,才得到想要的結果。

  • 一次又一次的失敗,可以讓你一次又一次的修改想法,直到其可行為止,這就是反覆改進的流程 (iterative cycle)。

讓明天更好 (better days)

  • 當你陷入泥沼時,你可以選擇專注於你不行的理由,或者你可以尋找你可為之的事情。如果你對你的生活不開心,問問自己:有什麼小事情,明天做了我會感到開心一點。 

  • 每天持續進步,隨著時間流逝,最後就會發生指數型的變化


  1. 透過好奇心建立 Tasks,與給予自己指令或最後通牒所建立的 Tasks,兩這是有很大的不同的。例如:

好奇心

指令或最後通牒

有什麼不健康的食物,應該從我日常飲食中移除?

減肥!


  1. 當我們是問題解決者 (problem solvers) 時 ,我們內心對於問題的反應就會較為正面,不會像膝反應一樣,敲一下就反彈。你可以加上自己的好奇心,捫心自問幾個問題,激發自己的想像力:

【What】我想要做什麼?

【Why 】為什麼我想要這麼做?

【What】有什麼事情是我可以馬上開始做的?


  1. 讓人感受到事情有在往前進 (moving forward) 是很重要的,當你感受到專案進度停滯不前時,問問自己幾個問題:

【What】可以採取什麼小步驟讓事情往前推進?

【What】有什麼事情是我可以馬上改進的?


  1. 當你在執行時,難免遇到失敗,要跟將其視為導師,幫助我們尋找到更好的解決方案。當一個人能夠誠實地坦承錯誤,且樂意從中學習教訓,錯誤就是最好的導師 (Mistakes are a great educator when one is honest enough to admit them and willing to learn from them.)。當你遇到困難時,往後退一步,針對困難抽絲剝繭,並問自己幾個小問題:

【What】到底是哪裡行不通?

【Why 】為什麼行不通?

【What】下次有什麼事情是我可以改善的?


  1. Deming Cycle 提供持續改進的四階段框架, Plan ⇒ Do ⇒ Check ⇒ Act :

四階段框架

說明

① Plan

察覺機會並規劃改變作為

② Do

測試與執行改變計劃

③ Check

分析測試結果,並指出你學到的教訓

④ Act

根據你所學習到的教訓行動:

  • 若改變結果不如預期,擬訂新計畫,重新執行 PDCA Cycle;

  • 若成功改變,將你所學習到的事物,整合進新的改變計劃。



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