1. 假的挑戰專案 (false challenge
projects) 通常有兩個特徵:極小的利益 (maringal benefit) 與極大的時程風險
(schedule risks),而且巨大的時程風險通都沒有被管理與規劃
2. 會議會隨著涉入部門越多,參與者就越多。許多為了往上爬而想發聲的人也會參加,造成一群空談者但沒人在聽,會議時間也越拉越長
3. 科技進步造成開會時許多人在做其他事情,讓會議更沒有效用。帶著筆記型電腦去開會,由於會議很無聊,你會花大部分的時間在處理 email、瀏覽 facebook、傳 Line 或未完成的工作等等,都是與會議無關的事情。
4. 站立會議 (stand-up meeting) 可以改善冗長會議狀況,讓參與者不太舒服,也沒地方放筆電,讓 meeting 聚焦、有明確目的,加速會議進行
5. 為了要解決某件事情所召開的會議稱之為工作會議
(working meeting)。一個工作會議通常是為了做決策,與會者通常是與決策相關的利害關係人。當與會者已經排除不相關的人,會議就比較不會討論到與主題無關 (off-agenda) 的事物。
6. 會議要控制與會人數越少愈好,因為會議成本和參加人數成正比
7. 如何界定你參加的會議是工作會議 (working
meeting) 呢?如果會議結束是因為時間到了就結束,那就是一般的會議;如果會議的結束是因為某個群體的行為,那就是 working meeting
8. 會議的結束是因為時間到了,那麼這個會議就是一個儀式會議
(ceremonial meetings),代表其主要目的不是要決定某件特定事情,猶如宗教的布道大會。最典型的定期儀式就是每周或每日的 status meeting,將10 ~ 20 個人關在會議室,逐一跟老闆報告工作進度
9. 有時候,儀式般的會議是需要的,例如表揚某些特殊成就、闡述公司策略方向改變或是在專案結束後進行事後檢討等
10. 你應該替除大部分的 ceremonial meetings,花時間在一對一對話,並限制 working meetings 的與會者及決定會議結束的條件。最重要的是,你應該降低透過 ceremonial meetings 來做事情確認的需求,如每周的組內工作
review 會議,很多時候你可以在 Open-Space networking 進行非結構化的互動就可以得到事情的確認
11. 終極管理的罪惡是 - 浪費人員的時間,如主管召開會議自己卻遲到;或是你召開一個會議,只是要讓你對你的主管交差,這就是很明顯在浪費大家的時間
12. 當你召開一個會議,正常的假設是會議室裡的與會者之間會互動、交流、討論,藉此針對某些議題得到某些結論。若會議的形式並非如此,就是在浪費你屬下的時間
13. 當與問題相關的利害關係人都受邀去思考、解決某件事情而召開的會議,才是真的 working meetings,這樣的會議目的是要達成共識。任何定期的會議,通常都是 ceremonial meetings,例如常見的週會,週會的目的可能是要做進度報告,但是真實的意圖則是老闆要做進度確認
14. 浪費員工時間的事情,可不只無用的會議。當在專案初期就被塞太多人,也是浪費員工時間的元兇之一,因為團隊要吸收新成員,是需要時間的,一口氣塞太多新成員反而會讓整體產能降低
15. 當專案在計畫與設計階段,僅需一個極小的團隊即可執行,當專案執行時間過半以後才需要大幅投入人力
16. 當一個人被同時指派多個工作,如新產品的開發、老舊系統的維護、支援業務工作等。每分不同的工作都需要轉換的時間,他可能花一個小時在設計新產品;放下手上設計的工作,花了 20 分鐘去接聽客戶電話;然後再回過頭來設計新產品。或許你覺得這些工作的轉換並不會浪費任何時間,其實這些力費都被隱藏在重新執行設計工作時的緩慢重啟時間 (slow restart time),這就是被打斷流程 (interrupted
flow) 的直接結果,員工會因為不斷被中斷工作,需要 restart 而感到挫折
17. 浪費員工時間 = 浪費對員工的投資 = 浪費錢
18. 想像一下在籃球或曲棍球場上,都有快攻機會時,是教練提醒球員趕快做快攻嗎? 在運動場上,好的教練應該了解他們的工作不在於協調互動,而是在幫助球員學習與其他隊友之間的自我協調 (self-coordinate),知識工作者的主管也是如此
19. 網管的同仁努力地將外部的垃圾郵件阻絕於外,殊不知垃圾郵件除了會從外部寄來,還有來自同事寄來的信。任何信件寄給一個人,還包含一大堆收件者,也是潛在的垃圾郵件候選人。當你收到這信,信中有那些事情是需要你決定的嗎?還是只是 FYI ?
20. 不要變成公司內寄垃圾信的那個人,例如沒用的 FYI
(For Your Information),務必要 need-to-know 才寄
21. 那些不斷在發 FYI email 的人,通常心理在什麼?大部分這類人很少值得尊敬,常見原因有:
21.1.
如果我不發信出來,這樣別人怎麼知道我有在做事?
21.2.
如果我不發信出來,有人就會抱怨怎麼這件事情他不知道
21.3.
這是個開放組織,所以每個人必須知道所有事情
22. 開放組織 (open organization) 代表資訊可以被開放的取得 (pull),而不是強推 (push)。人生苦短,如果為了要做某件事情而需要知道任何事情,你將無法完成太多事情
23. 廢除默認代表認可 (silent give
consent) 的習慣,讓人不用一直關心回信問題
24. 人非常痛恨改變,因為這會讓人回到新手狀態,造成不安
25. 人們對於改變的反彈程度有 (越往下反彈力度越大),按照以下的分類,第一種是牆頭草、第三種是打死反對,這兩種都是你的敵人,而第二種對於改變產生疑問的人,則是你可以拉攏成為盟友的人:
26. 當你要改變它們現行工作方法時,記得在改變時要讚美舊方法
27. 記住,任何的改進都牽涉改變。如果你不想改變,就別想改進任何事物
28. 若覺得只要有好的 idea,就可以做出改變,直接從舊的做法變成新的做法,這是個很天真的想法,因為你完全忽略改變會帶來的 chaos
29. 改變至少牽涉四個階段 (舊狀態 -> 混亂 ->實行與整合->新狀態),若沒有中間兩個階段 (chaos, practice and integration),是無法作出有效的改變。而且改變需要有外部元素 (foreign element),即改變的催化劑 (catalyst),如外部的力量、不斷下滑的銷售額等,迫使人們必須做出改變
30. 改變一定會產生混亂 (chaos),你必須要拋棄過去精通的工具或做事方法一定會感受到挫折與困窘,沒有人會享受這種困難掙扎的感覺。不幸的是,混亂的過程是你改變的過程中必須要經歷的,沒有捷徑