[閱讀筆記] Designing Your Work Life - 第4章：戰勝精疲力竭 (My Overwhelm Is Overwhelming)

 

1. Reframe problem 

無效想法 (Dysfunctional Belief)

我無法完成所有工作，我累壞了。 (I can’t possibly do all this work, and I’m overwhelmed.)

重擬問題 (Reframe)

我可以選擇要執行的工作重點，設計預期的產出。 (I chose my way into this and I can design my way out)

2. 工作充滿 good / bad stuff，超載的工作量會讓你感到精疲力竭，但應避免過勞 (burn-out)。本章節將提供設計指引，協助你戰勝精疲力竭。

3. Mayo Clinic (梅奧診所醫學中心，成立於1864/1/27，《美國新聞與世界報導》於 2019 年將其評為美國最佳醫院) 製作一份問卷，若答案為 YES 的數量 ≥ 2，代表你已過勞 (burnout) 或正在前往過勞的道路上

Questionnaire

是否感到憤世嫉俗或在工作過度苛刻？ 是否覺得自己拖著軀殼上班，到班後又提不起勁？ 是否變得易怒，對同事 / 客戶毫無耐性？ 是否缺乏維持持續生產力的精力？ 是否缺乏成就感？ 是否對工作感到失望？ 是否使用食物 / 藥物 / 酒精來讓自己感到好一些或對任何事物無感？ 你的睡眠 / 胃口是否改變？ 是否遭遇無法解釋的頭痛 / 背痛 / 其他關節疼痛？

4. Mayo Clinic 將 overwhelm 走向 burnout，歸因於以下因素

burnout 因素	說明
① 無法控制影響你工作的因素 (lack of control)	無法決定工作時程、工作內容、工作量
② 模糊的工作期待 (unclear job expectation)	不清楚你被授予多少權力，或主管對你的期待
③ 工作場所失能 (dysfunctional workspace dynamics)	在公司被同事霸凌、老闆是微管理者、許多無法明白的辦公室政治 (office politics)
④ 價值觀相左 (mismatch in values)	與同事、公司的價值觀相左
⑤ 放在不對的位置 (poor job fit)	現在的工作內容與你的技能 / 興趣不匹配，或你總是閒閒沒事、感到無聊
⑥ 每天工作堆積如山 (overwhelmed with tasks)	代辦事項一團亂且堆積如山
⑦ 缺乏社會支持 (lack of social support)	無法感受、察覺或接受到來自他人的關心或協助，在工作與生活感到被孤立
⑧ 工作與生活失衡 (work-life imbalance)	工作占據太多時間，沒有任何時間/精力與你的家人/朋友相處

5. Everyday overwhelm 有分負面 (Hydra) 與正面 (Happy) 兩種，前者受制於外部因素，後者則是自己承攬太多事情。時間是有限的資源，兩者皆須降低工作量，需掌握 less is more 原則。

Hydra Overwhelm【負面】 九頭蛇過勞	Happy Overwhelm【正面】 快樂過勞
負擔太多責任 同時向多位主管回報、同時執行太多專案 從不同系統來源彙整重要資料 需提供太多資訊/報告給太多人 日常使用的 legacy system 效能緩慢且設計不良 無法控制工作時程/內容或被微管理 在工作上被孤立	志願承攬許多 good/cool thing 工作充滿有趣與挑戰 同事間相處融洽 在專案充滿正面影響力 但因 workload 太重，反而讓自己有快被壓垮的感覺

6. 面對 Hydra (九頭怪)，你可以這麼做：列出手上所有工作、挑出一兩個你可修改 / 跳過 / 變通的工作，記得 Set the Bar Low method 與從小改變開始的原則。改變 Hydra Overwhelm 狀況的唯一方法，就是主動發起、試著改變一些事物。找出你可以做出小幅度、漸進式改變的事物，並盡力而為。

Hydra Problem	Solution
從不同系統來源彙整重要會計數據	要求會計部門提供一份彙整的 spreadsheet，而非多個 monthly buget numbers；並向會計部門解釋，如此改變可以獲得更精確的預測，對彼此都有利。 目的：減少工作量。
需提供太多資訊 / 報告給太多人	將某些 weekly report 改成 monthly report 目的：減少工作量。
在工作上被孤立	固定在每周五下午發起一個點心時間、固定每周四發起與同事共進午餐。 目的：增加與同事互動及連結。

7. Happy Overwhelm 與前者不同，工作內容對於你來說是 cool / fun / impactful / amazing，但你承擔太多事情了，該學著委派工作 (delegation) 給其他同事，避免你過勞。由於這些工作是有趣的，並非委派 shit task 給別人，故對方也較容易同意。

8. Hyper Overwhelm (特例)：通常發生於新創公司，缺乏足夠的資源與規範，同時在造飛機與開飛機；且因人手不足，你無法委派工作給其他人。若你是在此狀況，須時時提醒自己，每日的工作是馬拉松，不是百米衝刺 (sprint)。

9. 俗話說：你無法避免鳥兒從你頭上飛過，但你可以避免牠們在你頭上築巢 (You cannot prevent the birds from flying over your head. But you need not let them make a nest in your hair.)。負面想法難以避免，但不要因它而讓你的想法 / 情緒失調、崩壞，不需要讓負面想法在你內心築巢。

10. Get over overwhelm

Get over Hydra Overwhelm

掌握 less is more 原則 盤點重要 / 不重要的 tasks talk to boss (溝通協調) Apply bias-to-action approach Moving forward

Get over Happy Overwhelm

掌握 less is more 原則 盤點可以 delegate 的 tasks Delegate task 給適合的同事 Apply bias-to-action approach Moving forward

Get over Hyper Overwhelm

Steps 說明 ① Reframe 了解現況是自己被新事業控制，而非自己在控制事業。你需要朋友、同事、配偶、夥伴來協助你 reframe 現況。 ② Better Storytelling 建立新的故事 (< 250 個字) 來描述你新的現況，每隔一段時間大聲唸出來給自己聽。 ③ Negotiate 為了讓工作更有效率而做出部分妥協。 ④ Check-in meeting 經過 6 ~ 8 週後，召開檢查會議 (check-in meeting)，問問自己 “How’s going?” 確保所做出的改變對每個人都有益。若有，繼續執行；若否，找出解決之道。將你從 hyper 拯救出來後，你才能走得長久。

[閱讀筆記] Designing Your Work Life - 第3章：問題究竟是什麼？ (What's The Problem?)

 

1. Reframe problem 

無效想法 (Dysfunctional Belief)

我工作上的問題是無法克服的，我完全動彈不得。

重擬問題 (Reframe)

我並非完全動彈不得，我知道如何將其重擬為最小的可執行問題 (Minimum Actionable Problem, MAP)。

2. 我們每天都會遇到問題，許多人浪費數天 / 數月 / 數年 / 數十年在處理錯誤的問題。搞清楚我們應該面對的問題 (real problem)，是你設計 work life 最重要的決策。reframe problem 是你必須學會的 skill，是 design superpower。

3. 魔鬼藏於細節 (the devil is in the details)，意思是說人們做事最容易出錯的，往往就是那些看來無關緊要的細節；著名現代主義建築大師 Ludwig Mies van der Rohe 則說到：「上帝藏於細節。(God is in the details) 用心興建的建築，重視細微之處，就能彰顯現代主義風格的精神。」(https://reurl.cc/eEbO0b)

4. 重力問題 (gravity problems)，指的是既存事實，無法對之採取任何行動，若是被視為要解決的問題，人們只會撞得頭破血流，卻沒有任何改變。例如，🚴「我想輕鬆騎腳踏車上陡坡，但是重力不肯離開我，我需要解決把重力拿走的問題。」這就是陷入重力問題的泥沼，想解決一個不可能被解決的問題。面對重力問題，必須先接受這是無法改變的事實，並換由情境角度切入，找出能行動的面向，來重擬問題，「我想輕鬆騎腳踏車上陡坡，專業腳踏車能減輕我的負擔，我該去哪裡得到專業腳踏車？」(https://reurl.cc/eEbW7j)

5. 船錨問題 (Anchor Problem) 是指太快跳進一個解決方案，且深信不疑這是唯一的解決方案，並拒絕任何其他可能方案。船錨問題的本質是人們明知此方案不可行，但是因為不肯放棄之前投資的成本，或是害怕換了方案還是失敗，才緊抓唯一的解法不放。面對船錨問題，設計師會藉由打造 prototype 來嘗試各種可能的方案，在失敗中前進，把問題聚焦到真正能被解決的方案上。(https://reurl.cc/eEbW7j)

6. 當遇到巨大且困難的問題時，應先釐清所面對的是： ① 重力問題 (gravity problems) 或 ② 未獲妥善表達的問題 (poorly framed problems)；若是後者，你應利用「最小的可執行問題法 (Minimum Actionable Problem, MAP) 」，將其 reframe 為較小且較易於處理的問題 (much smaller and more tractable problem)。

7. Reframe problem 的例子

😥 原始問題

Bernie 服務於某運輸公司，有個困擾他許久的問題。無論他在工作上怎麼努力，都得不到直屬老闆的感謝。Bernie 常抱怨：我老闆就是個垃圾！

Zooming in  steps

❓【Step 1】Question #1: What’s going on?  Bernie 💬 : 我老闆就是個垃圾，他對我的付出毫無感謝之意 (My boss is just a jerk, so I’m never going to get any appreciation around here)。 🔎【Step 2】放大觀察問題，剃除戲劇性/情緒性的成份 【Dramatic Component#1 - Jerk】：Bernie 的老闆或許是個勤奮的人，只是不苟言笑、不會表達感謝之意，jerk 字眼對於解決問題毫無幫助； 【Dramatic Component#2 - Just a jerk】：just 代表總是、完全是個垃圾，是個情緒性字眼。或許，Bernie 的老闆只是拙於給予回饋。 【Dramatic Component#3 - Never going to get any】：never - any 是最情緒化的部分 ❓【Step 3】Question #2: What’s really going on? 利用「最小的可執行問題法 (Minimum Actionable Problem, MAP) 」建立可執行的 prototype，Bernie 可試著採取行動，而非困在原地 💡 MAP 1：我的上司很少給予正面回饋，我如何從其他部門得到感謝？ 💡 MAP 2：我的上司什麼都好，就是不會給下屬正面回饋；我如何從其他令我感到敬重的同事，獲得正面回饋？ 💡 MAP 3：不給予正面回饋是組織文化，這是無法解決的重力問題，無須感到懊惱；應尋求公司以外的來源獲得正面回饋，例如家庭、教會、社團等。

8. 真實世界的問題

教科書的數學問題

問題：請算出此算式中 X 的值 3X + 2 = 11 解法：3X = 9, X = 3

真實世界的問題

🧮 真實世界無法像數學問題，如上述方程式獲得完美的解答。 與其說要 solving problem，不如說我們在回應問題，轉移問題到可接受的新狀態 (acceptable new state)。當我們在新的、可接受的狀態時，提出解決方法，問題或許沒有被徹底解決，至少在眼前獲得暫時的解決 (workarounds)。 心理學家 John Gottman 曾對婚姻關係做出研究結論：每對夫妻都存在長久、難解的問題 (perpetual problems)，關係良好的夫妻，會接受這個問題，並想出 workarounds / good enough resulotion (不是 perfect answer)，攜手一起往前進。

9. Best Doable Option (BDO)

尋找 Best Doable Option 的流程

你不需獲得問題可執行的完整選項，只要知道有限的、可執行的選項 (a finite of viable alternatives)，並挑選與執行即可。

例子：晚餐要吃什麼？

別受 BTO (Best Theoretical Option) 誘惑

BTO 是「理論上」要怎麼做，但理論的東西或許不存在於真實世界。 透過 BDO，讓你的 dream 可以被實現，而非只是 dream。建立可執行的選項、挑選最佳選項、付諸行動，就是 BDO。

經濟學「滿意解」的概念

諾貝爾經濟學獎得主西蒙(H. A. Simon) ，在1950年代就提出「有限理性」的概念，認為決策者無法找出所有的備選方案，也無法完全預測全部備選方案的後果，因此決策者經常不是尋求「最佳解」，而是「滿意解」。(https://reurl.cc/DgQvoR)

10. 兩種常見的問題

船錨問題 (Anchor Problem) ⚓

因為我們將問題定義為其中一個我們偏愛的解決方式，故發生 anchor problem。換句話說，anchor problem 不是真的問題，是你將不適合的解決方式假冒成問題。 Anchor Problem 常與恐懼有關，採取行動未必能成功，至少我們有往前進，而非在原地害怕失敗。勇氣不代表恐懼消失；勇氣是面對恐懼時所採取的行動 (Courage isn’t the absence of fear; courage is action in the fear of fear)。 Anchor Problem 解決之道：當你 reframe 問題，就會發現許多可能性 (best doable option)，接下來你就可開始設計 prototype 並付諸行動 例子：我想每週末開船出海遊玩，但我沒足夠的錢買一艘船 例子：爭取 director title

重力問題 (Gravity Problems)

常見的重力問題有 ① John 真的很想成為詩人，但這份工作難以餬口。John 如何透過詩人這份工作豐衣足食？ ② Francis 已辭去工作在家養育小孩五年。每個朋友都告訴她，離開職場越久越容易被雇主產生偏見，會難以找到工作。Francis 如何避免這種不公平的偏見？ 在 life design 中，無法 actionable 的問題，不是問題。因為你無法採取有效的行動，問題無法 / 沒機會被解決，就是重力問題。當你接受此現況後，才能 reframe gravity problem 成 actionable problem。 Reframe 問題：John 如何透過詩人這份工作豐衣足食？

11. Anchor Problem vs. Gravity Problem

Anchor Problem	Gravity Problem
都不是 actionable problem / challenge
Stuck on a solution (將不適合的解決方式假冒成問題)	Stuck on a non-problem (將不可能解決的問題假冒成問題)
太快跳進一個解決方案，且深信不疑這是唯一的解決方案	是既存事實，無法對之採取任何行動
當你 reframe 問題，就會發現許多可能性 (best doable option)，接下來你就可開始設計 prototype 並付諸行動。

12. Try stuff (章節總結)：一旦你將時間放在對的問題 (actionable problem)，就會發現你會有更多的時間在做有意義的事，不會身陷不值得你花時間的問題上

Minimum Actionable Problem (MAP) Toolkit

Best Doable Option (BDO) Exercise