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2020/11/05

[閱讀筆記] The Bullet Journal Method: Track Your Past, Order Your Present, Plan Your Future (4/7)

  1. Peter Drucker:沒有什麼事情比高效率地完成不需要做的事情還沒用 (There is nothing quite so useless as doing with great efficiency something that should not be done at all)。

  2. 人們很容易忘記,某件事可以 (could) 被完成,並不代表應該 (should) 被完成。生產力是透過減少工作量來完成更多工作的 (Productivity is about getting more done by working on fewer things.)。

  3. Migration 是將非本月該完成的項目,搬移到 BuJo 的另外一個地方並重寫一次,此工作有點耗時,但也是重新審視的機會,如果有些項目根本不值得這樣做,或許這件事情根本就不重要。Migration 的過程可以讓你暫時脫離 autopilot 模式,移除對你的生活沒有增加價值且浪費巨大時間的事物

  4. Monthly Migration 評估流程:

  1. Monthly Migration 流程:

  1. 建立你的 Bullet Journal 

1.建立 Index

  • 假設 page number 是 1 ~ 4

  • Title Page 是 Index

  • 有內容的東西才會加到 Index

  • 空的 Collections 不會放到 Index

2. 建立 Future Log

  • 假設 page number 是 5 ~ 8

  • 將頁面切成六格,一、二、三月等等

  • 加上 Future Tasks 與 Events

  • 然後將 Future Log 加到你的 Index

3. 建立 Monthly Log

  • 假設 page number 是 9 ~ 10

  • Title Page 是現在的月份

  • 列出日期與 Monthly Tasks

  • 將一月的 Monthly Log 加上 9 ~ 10 到你的 index

4. 建立 Daily Log

  • 加上 page number

  • 加上今天的日期作為 Topic

  • 寫下今天的 tasks

  • Daily Logs 不用加到 index

使用你的 Mental Inventory (Optional)

5. 檢視心理盤點清單

  • 剔除不重要、不是非做不可的事物

  • 找出相關的內容 (ex. 目標、專案、購物清單等),建立 Custom Collections

6. Migrate 心理盤點清單

  • 將未來的項目搬到 Future Log

  • 將本月未完成的搬到下個月的 Monthly Log

  • 確認 Monthly Log 內容的優先順序

  • 將重要的任務搬到 Daily Log

  • 將其他事物搬到 Custom Collections


  1. Custom Collection 用來儲存相關的內容,例如目標、專案或其他目標明確的清單 (focused lists),透過相同的方式 (i.e. topics, page numbers) 建立起 Custom Collection。

  1. Allen Saundres:當你忙著計畫一件事情,卻有其他事情發生,這就是人生 (Life is what happens to you while you are making other plans)。

  2. 你必須清楚自己在做什麼 (what)、用什麼方式在做 (how)、為什麼要做 (why)。忙碌不一定表示我們有生產力 (Being busy does not necessarily mean we are being productivity)。

  1. BuJo 關鍵概念

關鍵概念

你不能創造時間,你只能善用時間

快樂是意義的副產品

  • 要過得快樂,你就必須思考哪些事情是有意義的

  • 要知道哪些是有意義的,你就要花時間找出來。

透過設定目標來培養你的好奇心

要達成目標,就要將大目標分解成多個小目標,並逐一完成

不斷累積小問題與小的解決方案,時間久了就會引發大變化

所謂的生產力就是持續改善

探求內心才能找到出路

  • 固定投入時間反思筆記本的內容。

  • 將真正重要的事物列為優先事項,刪除不重要的事物

如果你不曾開始,就註定會失敗

  • 如果你「嘗試」且失敗了,就只是失敗一次。

  • 如果你「妥協」且失敗了,因為你不曾嘗試,就是失敗兩次。

追求卓越 (Better > Perfect)

化阻礙為助力

你唯一可以控制的是你的應對方式

  • 如果你專注於你無法掌控的事物,就只能任由它們掌控你。

  • 專注於你能控制的事物

要讓自己成為對世界有用的人,必須要讓自己變得有用,尤其對你自己而言

  • 如果你無法提升自己的內心世界,就無法改善身外週遭的世界。

  • 有智慧地選擇朋友,同時成為你自己的朋友。

感激生命中的美好

  • 如果你不能心懷感激,任何成就都變得空洞。

  • 如果你不能認可自己的努力,那麼這一切又有什麼意義呢?

在平凡中找到快樂

一旦你相信自己正在做的事情,因為有了目標,痛苦便能得到轉化。


  1. Van Gogh:許多畫家害怕在空白畫布前,但空白畫布害怕的是那些敢並打破「你不能」咒語一次又一次的真正熱情的畫家 (Many painters are afraid of the blank canvas, but the blank canvas is afraid of the painter who dares and who has broken the spell of “you can’t” once and for all.)。

  2. 我們透過學習獲得成長,透過大膽採取行動來獲得學習。新的嘗試總是伴隨風險,因為我們無法控制結果。這就是人生,這是無可避免的。允許你自己,相信自己執得去冒險;不冒險,永遠都是原地踏步。

  1. 許多差勁的決策源自於缺乏自我意識 (self-awareness),在一開始的時候忘記問為什麼我們正在做這件事(why)。問為什麼 (asking why) 是做事的第一步,雖然小但是謹慎的步驟。

  2. 反思 (reflection) 是你開始問為什麼的第一步。透過反思,可以培養我們養成習慣,檢視我們的進度、責任、處境與心智狀態。可以協助我們檢視是否有正確地解決困難、是否有正確地回答問題。這是質疑我們過往經驗的過程,從 what 到 why 的過程。

  3. 反思可以協助你找出你缺乏的養分,以便在你下一季播種時做出更好的決定 (Reflection hlps identify what nourishes you so you can make better decisions as you seed the next season of your life)。有些事物在這一季大幅成長,到下一季卻腐壞。不要盲目地抱持著過去成功的經驗,沒有發現過去深信不贏的事實已經過期。

  4. 被動反應 (reactivity) 與有意識的行為 (intentionality),兩者的差異:



  1. Daily Reflection 分成 AM Reflection (上午反思) 與 PM Reflection (下午反思):

  1. 你越少花時間檢視你所做的事情,你就越不了解它們。每當提及到要了解你如何度過你的一生時,最重要的是停下來、花點時間思忖你是如何使用你的時間的。 Migration 的目的是增加摩擦力 (friction),讓你慢下來、往後退一步檢視你手上的任務。Migration 是重新抄寫任務的過程,透過這個過程可以讓你重新檢視尚未完成的任務,若連抄寫的時間都覺得浪費的話,你就該思考這個任務是否很重要。Migration 的過程並不是在增加你的工作量,而是在減少工作量,將不重要的任務剔除

  1. Bullet Journal Reflection Cycles

  1. 我們日常生活常開啟自動導航的程序,Reflection 就是關閉自動導航 (autopilot),讓我們透過 Reflection 養成檢視日常生活正在做的事情與捫心自問為什麼的習慣,Reflection 的過程與目的:


2020/11/04

[閱讀筆記] The Bullet Journal Method: Track Your Past, Order Your Present, Plan Your Future (3/7)

  1. Zeigarnik Effect (蔡格尼效應):未完成的工作和未達成的目標會盤旋在心中,唯有等到工作完成、目標達成,不斷提醒的狀況才會停止。如果你有惱人的拖延病,不妨善用「蔡格尼效應」的心理驅力,因為只要你願意動手開始做,大腦便會不斷趨使你繼續做下去,直到完成任務。即使面對的是無法一次性完成的棘手項目,也可以先將其分割成數個小任務,選擇最容易完成的部分下手,降低進入的門檻。(reference: https://bit.ly/38NRJXY )

  2. 如果你在執行 A 任務到一半時,突然改去做 B 任務,大腦會對未完成的 A 項目產生懸念與焦慮,進而剝奪你的注意力,使你無法專注在B任務上,這就是Zeigarnik Effect (蔡格尼效應)。工作者應該對手邊的任務「保持專情」,一次只做一件事,才能有效提升效率,避免一心多用,最終落得兩頭空。(reference: https://bit.ly/38NRJXY )

  3. 寫下待完成任務有兩個目的:

① 協助你記憶與保持專注

寫下待完成任務可以協助你記憶、保持專注,即所謂的Zeigarnik Effect (蔡格尼效應)

② 知道自己在做什麼,正往哪個方向走

寫下待完成任務可以讓你反省 (refelection),或是審視從過去到現在(每日、每月、每年)所做過的任務,協助你知道自己在做什麼,朝著什麼方向前進


  1. Events (symbol: )是你觀察到的事情或事件,可以是事先規劃的事件 (ex. 規劃 Mandy 的生日) 或是發生後的事件 (ex. 已簽訂今年房屋租約)。記錄方式也要保持精簡,而非長篇大論,只要讓你能事後重新審視時,知道當下發生什麼事情就好。

  2. Notes (symbol: dash) 包含事實、想法與觀察,Notes 通常是你想要記住的資訊,儘管其不是立即或需要可執行的。我們必須盡可能保持 Notes 精簡,如此一來你就會問你自己什麼是重要的、為什麼,你就會成被動 (passive) 聆聽轉變成主動 (active) 聆聽講台上的講師在講什麼。當我們主動聆聽講師的授課內容,就會將資訊轉變成理解。

Kim: Get birthday cake

  • Needs to be gluten-free

  • The party’s on Thursday


  1. 如果你的筆記在經過數週、數月、數年後,無法辨識當下發生什麼事情,就是一份無用的筆記。不要為了簡潔而犧牲清晰度,如此才能讓你的 BuJo 在數年後仍保有價值。

  2. 善用不同的標記符號 (signifiers) 協助你一眼發現重要事物,例如:

標記符號 (signifiers)

代表意義

說明

* (asterisk)

Priority (很重要)

  • 用於重要的 Task,會與Task Bullet 一起使用

  • 例如 *Acme Co: Release forms

! (exclamation)

Inspiration (啟發)

  • 用於極棒的想法、洞見等

  • 例如 ! 規劃去荷蘭玩


  1. Rapid Logging 提供一個快速與有效的方法,捕捉與排序你的想法,轉換為 Tasks、Events 與 Notes,並將這些想法給予一個 Topic Name、設定 Page Number,以便事後搜尋。Rapid Logging 設計用來協助你面對每日的苦差事 (daily grind),協助你卸載從四面而來的資訊,從混亂的生活變成有清楚分類、有標註重要性的生活。

  1. 我們的日常生活充滿混亂與不確定性,透過 BuJo 模組化的設計,可以讓我們混亂的生活恢復秩序,知道自己正往哪裡走,哪些事情是最重要的。

  1. 建立 Daily Log,你所需要的是加上日期與頁碼,再透過 Rapid Log 紀錄這天所發生的事情,並分類為 Tasks、Events 與 Notes。透過 Daily Log 協助你放下心中大石,知道相關重要的事物已經被安全地記錄在你的筆記本中。你的 Daily Log 不僅僅是一份簡單的 to-do list,它也用來捕捉你的責任,也協助你紀錄你所觀察到的事實,事後也可以作為你回過頭來反思的素材。

  1. Daily Log 例子

04.01.TH

     ⚫ Keith: Call re: Saturday dinner

* Acme Co : Release forms

         Heather: Email to get forms

          > Email forms to participants

          < Get signatures

  • Acme Co: UX presentation Feb 12

       Leigh: Reply Apr 21 Party

    Margaret : Volunteered to help with assets

  • showing more incentive and engagement

  • increased participation efforts 

04.02.FR

X Cancel yoga

Kim: Get birthday cake

    - Celiac: need to be gluten-free

    - The party’s on Thursday

X Acme Co: Log hours

Broadway blocked, had to take long way

     - Found new coffee place

     - Much prettier drive

     - Felt more relaxed when I arrived

Plan trip


  1. 如果我們的人生是大海,海浪 (有大浪、有小浪)就是我們每日要度過的日子。你的 BuJo 就是海岸,會被大浪與小浪所雕塑。 (If our lives are oceans, then our days are waves; some big, some small. Your BuJo is the shore, and it will be carved by both.)

  2. Collections 可以協助你先退一步並深呼吸後,再進入下個月份。Monthly Log 提供你下個月的鳥瞰圖 (bird’s-eye view),知道下個月你要做什麼事情,哪幾天有空閒。如果說 BuJo 是你人生故事的另一個卷宗 (volume),Monthly Logs 則標示著你的一個又一個的篇章 (chapter)。Monthly Logs 標記著年度的里程碑,讓我們能時時回來檢查年度有哪些里程碑,讓我們維持/重新獲得目標的背景、動機與專注。

  1. Monthly Log 是由 Calendar Page 與 Task Page 所組成

  1. Calendar Page (left) & Task Page (right) 例子

FEBUARY

    1   M  172.5 lbs - down 5.

    2   T

    3   W  Dinner Michael @ Faro

    4   T

    5   F   Becca goodbye dinner @ Walters

    6   S   Tara Brach seminar @ Omega

    7   S

    8   M

    9   T   Mailed out tax forms.

  10   W

* 11   T   Acme Co contract signed.

  12    F

...

FEBUARY

  • Cancel yoga orientation.

  • Get Kim's birthday cake.

  • Submit expenses.

  • Send Linda vacation photos.

  • Pay rent.

  • Call mom.

  • Schedule doctor’s appointment.

  • Make a playlist for Vivian’s wedding.


  1. Future Log 用來紀錄不在本月完成的項目 (entry),例如現在是 9 月,某個專案完成的日期是 12/15,你就要把這個項目放到 Future Log。Future Log 會在你的 BuJo Index page 的右邊。每天定期反思所記錄下的 Daily Log,將未來完成日期的項目搬到 Future Log,並將該項目註明「<」。Future Log 扮演 time machine 的功能,其顯示你所建構的未來輪廓 (outline),如果有需要的話,你也可以修正航道。

  1. Daily / Future / Monthly 彼此間的關係

  1. 在你將你的想法寫到筆記本後,Index 提供一個簡易的方式來尋找你每日、每月、每年的想法。

INDEX

Future Log : 1 - 4

January: 7

User Behavior Project:

    Brainstorm: 11 - 12

    Research: 13 - 18

    User Behavior: 19 - 20

    User Behavior II: 21 - 22

Food Log Apr 1-7: 23 - 24

Readling List: 25

Drawings: 25 - 29, 32, 36 (Page Number 可以是非連續)

February: 37


  1. 有些 BuJo 專注在某個特定的事情,例如學生會專注於所修習的課程,專案管理者會想追蹤專案所有重要的事物。此時你會使用專用索引 (Dedicated Index),與標準的 Index 的用法完全相同,差別只有在你是針對某特定主題。例如:以下是 ACME 專案建置公司網站專案的 Dedicated Index Page:

New ACME CO Site


Brainstorm: 10-15


Site Design:

    User flows: 16-26

    User flow / review / 0419: 27-28

    Wireframes: 29-40

    Wireframe / review 1 / 0425: 41-43

    Wireframe / review 2 / 0501: 44-46

    Design: 47-52

    Design / review 1 / 0510: 53-54

    Design / review 2 / 0515: 55-57

    User testing: 58-61, 63, 65


Site Content:

    Content Strategy: 70-75

    Updated bios / and section descriptions: 76-83, 99

    Product description: 84-85, 92-94


20. Index 可以提供你一份鳥瞰圖,看出你把你的時間與精力都投注於哪裡。這是一份你 say Yes 的工作地圖。但是請記住,任何你 say Yes 的事情,也代表你對其他事情 say No。Yes 可以代表工作、可以代表犧牲、可以代表你將時間投注於另外一件事情且放棄另外一件事情。使用 Index 可以協助你專注於值得你說 Yes 的事物上。