[閱讀筆記] Manage Your Day-to-Day (3/3)

1. 注意 responsibility 這個字，它是 respone-ability，代表是選擇你的反應的能力 (the ability to choose your response)。
2. 現代人似乎難分辨緊急 (urgent) 與重要 (important) 的區別。我們很容易被迫去做許多緊急、臨時交辦的事情，但是，緊急的事情不代表是重要的事情。當我們總是選擇緊急的事情優先去做，代表你覺得別人的事情比你手上做的事情重要。當一封 e-mail 進來，你就像落葉般，被動地被風吹來吹去。你將失去專注在有意義的事情上，例如思考、反省與想像等有意義的事情。

3. 犯錯是生活中的一部分，也是我們獲得新的想法的道路。在開車或造訪新的城市的時候迷路，可以把迷路當成探險，但是我們現在都仰賴 GPS，盡可能地避免犯錯。
4. 【重點提示】如何善用科技工具

❶ 眼光要放遠	將你複雜的、長遠的計劃，貼在座位上。當你要為你手上的工作做輕重緩急計畫時，提醒你要把長遠的計劃放在第一位。
❷ 留意你有限的頻寬	掠過一些無關緊要的 e-mail 與社群軟體的對話。 先把重要的事情做完，再去處理無關緊要的事情。
❸ 留意自己或傷害自己	分清楚被迫 (compulsive) 與有意識的 (conscious) 行為間的差異。 你的行為是否出自於無聊或盲目的習慣？
❹ 適時按下 reset 按鈕	定期休息，將任何事物關閉。如此一來，等同會你的腦袋按下 reset 按鈕，讓你休息過後能有全新的開始。
❺ 別忘了深呼吸	定期深呼吸可以降低你的壓力，也可以協助你做更好的決策。
❻ 相信自己	不要過度依賴科技，相信你的本能與想像力。 讓自己忙碌很容易，做最好、對自己最重要的工作很難 (Doing busywork is easy; doing your best work is hard)

5. 天才是 1% 的靈感 (inspiration) 與 99% 的揮汗努力 (perspiration)。
6. 根據 2012 年，Adobe 所贊助的調查報告顯示，接近 75% 的美國、英國、德國、法國與日本的工作者，覺得自己沒有發揮自身的創造潛力。因為日常的專案工作 (day-to-day project work)，對於風險忍受度很低，所提供的資源也越來越稀少，這會讓你深感挫折。儘管有許多緊急的任務需要你去關注，為了打破這個惡性循環，你可以試著在上班時間保留一段時間，執行你想完成的專案，讓每週都有所進展，讓你維持創意的能量。

7. 在 on-demand work 中，你很難學到新的做事方法或發展新的技巧，因為你已被交待，可預期的交付成果。
8. 善用多餘的創作時間 (unnecessary creation)

❶ 多餘的創作時間，讓你能夠依據自己的好奇心，自由地探索新的可能性	將你想要追逐的問題、擁有的想法或想嘗試的實驗，記錄下來。並在你是先定義好的不需要的創造時間 (pre-defined unnecessary creation time) 來嘗試這些想法。 根據 Steven Johnson 在 《Where Good Ideas Come from》書中所說明的，好的想法是一個網絡 (network)，是一群想法同步彼此觸發後，產生的好想法。當你越頻繁、無限制地，做鄰近可能 (adjacent possible) 的探索，你就越可能在你的生活與工作做出創意性的突破。
❷ 多餘的創作時間，讓你冒點風險發展新的技能，讓你之後可以運用於你的日常工作上	有創意的行為，本質上就是有風險的，因為你必須邁向不確定性。當你規劃一段時間來做 unnecessary creation，你就是在為自己創造一個安全的實驗空間，用心的方法來嘗試，即便失敗了也不會有嚴重的影響。 unnecessary creation 並不是為了符合他人的期望而做，而是在試驗你自己的想法。當成功了，就會提升自己的信心，所發展出來的新技巧，也可以放進你的工具箱 (toolbox)，應用到你的日常工作上。
❸ 多餘的創作時間，提供你聆聽自身聲音的空間	unnecessary creation 給予你探索自身獨特能力的空間，給予你經歷試誤 (trial-and-error) 的熱情。發起一個不受他人指示、期望的專案，逼迫你保持自我意識 (stay self-aware)，聆聽內心的聲音與順從自己的直覺。這些都是探索內心聲音的重要技能。

9. 或許有人會說，我很忙，沒有這種多餘的創作時間，做每件事情都會有機會成本 (opportunity costs)，把時間放在多餘的創作時間是沒有效率的行為。但是你想想，若你都是按照別人的指示與期待做事，無暇去探索你更深層的能力與創作技能，這樣值得嗎？
10. 不要抱怨限制，有時候，擁抱你的限制卻是最好的前進動力。許多導演、設計師與建築師常說，他們最佳的作品常常來自於特定客戶的限制 (restrictions)。將這些限制參數放在腦裡，經過 problem-solving mode 的處理，常有出乎意料之外的結果。限制條件 (a set of limitations) 常常是你創意的催化劑 (catalyst)。
11. 被棘手問題卡住時，如果你學會放鬆並等待答案，你的大腦會回答大多數問題。
12. 在早晨的時候先做困難的事情。若你選擇簡單的事情先做，代表你是開始先做檢查與回覆 e-mail 之類的事情，這很難讓你接續去做較困難的事情。
13. 任何事情皆專注完美的藝術家，將無法完成任何事 (The artist who aims at perfection in everything achieves it in nothing)。
14. 不要過度追求完美主義，因為你無法做出完美無缺的事情。完美主義的性格是指，努力追求毫無瑕疵、設定過高的績效標準、伴隨著過度嚴厲的自我評估以及過度在意他人的評估。

15. 假設一開始就陷入泥沼 (stuck at the start)，兩種思維的處理方式：

完美主義者的方式 (Perfecionist)	實用主義者的方式 (Pragmatist)
必須擁有完整的一段不受打擾的時間、排除任何打擾，才擁有動力開始啟動專案；希望有完整的計畫來優化整體流程 此種心態常常會導致最後一事無成，最後對此種拖延的做事方式感到罪惡感。 到頭來會因為時間壓力，別無選擇被迫開始執行，導致步伐慌亂、熬夜趕工、忽略許多重要事情，導致結果與內心期待落差很大，身心感到挫折	承認不受干擾的時間難尋，定期空出一段時間，一點一滴開始做 當執行一段時間後，會發現先前規劃有點凌亂，需要回頭來在做修正。 或許執行後，會發現會比預期更為複雜、花更多時間，但是，因為及早開始，故還有時間去改進作法、調整計畫，仍舊有機會達成目標與產生好的結果。

16. 若在執行過程迷失方向 (lost in the middle)，兩種思維的處理方式：

完美主義者的方式 (Perfecionist)	實用主義者的方式 (Pragmatist)
逐一審視每個細節，不管其重要性，花很多時間挑出不完美的地方，並將其修正。 最後會發現，不完美的地方很多，導致你難以專注、聚焦於重要的地方。 花太多時間在細節，看不清整體全貌，分不清哪些地方重要	先定義要交付的內容，開始釐清過程需要哪些步驟 (intermediate steps) 才能交付 確認擁有多少時間、交付期限在何時。根據重要性，分配時間到每一個步驟的執行時間。 在執行過程中，努力朝向設定的目標前進，在有限的時間產生 good enough work 而非 perfect work。若完成後，還有額外的時間，也允許自己回頭修正。如此一來才能夠確保自己不要過度投資時間在較不重要的事物上。

17. 遇到完成與否的兩難時，兩種思維的處理方式：

完美主義者的方式 (Perfecionist)	實用主義者的方式 (Pragmatist)
如果我可以想到可以改進、精進的地方，就不該結束。 若交付的成果，沒有成功達成當初預想的理想水準，說已經完成是一件不精確的事情。	所謂的完成，是指在所給予的時間與資源的條件下，盡全力達成最低的需求水準 (mimimum requirements)。 說某件事情完成，不代表未來沒有改進或精進的意思。代表我可以交付，並進行下一個工作。

18. 害怕回饋 (dread of feedback)，兩種思維的處理方式：

完美主義者的方式 (Perfecionist)	實用主義者的方式 (Pragmatist)
若別人指正錯誤、提出不同的意見、提及自己未考慮到的事情或他人提出更有深度的意見時，就覺得很困窘，如同完全失敗一樣。憂心自己的專業能力遭受質疑，覺得自己不適任，像個冒牌貨。	感謝別人給予回饋，將其視為驗證與精進自己的好方法。 對於他人的意見，我可能同意或反對，我可以選擇如何回應。 如果我沒有打開心胸，接納他人的分析意見，我可能會錯過他人寶貴的意見。 透過他人的意見，可以改善你的缺點、擴展你的視野。

19. 在執行任務的每個階段，實用主義者要採取的心態

20. John Cleese: 創造力不是一種天賦，是一種運作方式 (Creativity is not a talent. It is a way of operating)。
21. 當遇到 creative block，不要先懷疑自己，你要先釐清自己為何被 block，了解問題本質後，問題就迎刃而解。

22. 如何強化自身的 creative mind

❶ 練習不必要的創作	利用個人的創作專案 (side project)，在較無壓力的環境下，探索新的想法、技能或工作方式
❷ 被問題卡住時，休息片刻	當你卡住的時候，讓你的想法與身體有點時間，休息片刻。暫時與問題抽離，或許就會有新的想法。
❸ 在開始的時候，就做好「完成」的定義	在專案開始時，就先做好完成 (finished) 的定義，當你完成後，就停止，不要受到完美主義的影響。
❹ 自動導航 (autopilot) 是創意的敵人	重複是創意的敵人。有時候，試試非正規的 (unorthodox)方法來解決你的問題，看看會發生什麼事情
❺ 尋找問題的根源	當感到創意泉源枯竭時，不要怪罪自己才能不足。creative blocks 常常騎在問題上，端視你是否能找出問題。
❻ 擁抱限制	將限制 (constraints) 視為好處，而非阻礙。 限制可以促發你的創意思考。

23. Chuck Close：只有靈感只是業餘者，剩下的就是捲起袖子、開始工作 (inspiration is for amateurs, the rest of us just show up and get to work)。

[閱讀筆記] Learn to Think in Systems (7/7)

1. 在真實世界，你該注意：
1. 有些時候，另外一個 archetype 才是你真正的解答，而非你一開始所想到的 archetype；
2. 有些時候，一個問題是受到多個 archetypes 的影響；
3. 有些時候，你必須用不同的方式來定義問題，才能獲得正確的解答；
4. 有些時候，你必須先後退一步，先找出 reinforcing 與 balacning loop，繪製出系統結構，最後才看此問題歸屬於哪一種 system archetype；
5. 若你感到迷惘，回到 Archetype Family Tree 來看看你身處何處。
2. 當你已決定好是哪種 archetype，你應：
1. 繪製基本系統圖形 (包含關鍵的 loops) 來看清系統動態性，從這張圖來描述故事；
2. 當基本系統圖形繪製完成後，為了捕捉故事的複雜度，盡可能加上重要的變數；
3. 很少有一個故事只歸屬於某一個 archetype。大部分的事件會在進展過程中，改變行為與 archetype。不同的觀點，可能會產生不同的 archetypes。從你夥伴的觀點，可能是 Accidental Adversaries Archetype；從你的觀點，可能是 Success to the Successful Archetype。如果你想了解整個 big picture，必須了解系統的複雜度與不同的利害關係人的角度。
4. 不要逼迫你 100% 正確使用這些 archetypes，除非這是你的工作。對一般人來說，archetype 扮演在大腦模擬系統運作的過程。
5. 有時候，沒有繪製圖形也能夠了解故事的動態性。本書的基本圖形重點在於協助你看出系統中的系統結構與其義涵。一般來說，archetype templates 可以協助你快速進入複雜思考流程，繪製圖形可以協助你分析問題，若有需要的話，可以增加變數與連結。
3. System trap 彙整

System Archetypes	Description
Fixes that backfire (短視近利)	某個解決方法，在短期可以收到好效果，但是對於長期來說，反而會是個適得其反的壞方法。 例如，當你胃痛的時候就吃胃藥，可以看到立竿見影的效果；但是，此舉會延誤你去看醫生的時機，當胃藥已無法解決你的胃痛才去看醫生時，可能已經為時已晚。
Shifting the burden (頭痛醫頭、腳痛醫腳)	沒有找到根本原因，徹底解決問題，而是將問題塞到另外一個地方，導致問題跑來跑去，你反而需要花費更多的時間、心力來控制這個問題。 例如，頭痛醫頭，腳痛醫腳，沒有找出病因，對症下藥。
Limits to success (成長限制)	為了繼續成長，每年都要花費更大的資源與力氣來維持成長，最終都會因為無法跟上成長所需的資源與力氣而中斷。 成長是有限制的，你應該提前做好準備，找出可能會阻礙成長的絆腳石與威脅，在其真正造成危害前，盡早解決
Tragedy of the commons (公共資源的悲劇)	公共資源是大家所共同擁有且是有限的，若過度使用，反而會造成資源用罄，大家都沒得使用。例如，美麗的國家公園會吸引觀光客，替國家公園帶來收入，但是若未做人數限制，人潮將會摧毀國家公園的天然美景 可透過規範公共資源的使用方式，來約束公共資源的使用，例如道路資源是大家共用的，透過紅綠燈來決定誰先行。
Accidental Adversaries (意外的競爭者)	其中一方因為無意的行為，損害另外一方的利益，導致彼此變成競爭對手。
Success to the successful (贏者全拿)	贏者從中獲得系統性報酬，由於 reinforcing feedback loop 的強化，讓贏者在未來更容易獲勝，這就陷入贏者全拿的系統陷阱。 例如，奧運金牌選手，可以獲得更多的贊助、裝備、營養補給與教練，使其未來的競賽更容易成功
Escalation (競爭升級)	當兩個或兩個以上的競爭者，不斷地要贏過對方，競爭程度會越來越強烈，直到其中一方倒下。例如，冷戰時期，美俄的軍備競賽。 你應找出競爭升級的結構 (escalation structure)，找出停止繼續競爭升級的方法，或於第一時間就阻止
Drifting goals or goal erosion (目標侵蝕)	這在組織相當常見，倘若當初設定的目標無法達成時，就開始降低目標的標準。 將績效標準設定為絕對的標準，甚至設定更高的標準來強化最佳的績效標準，避免受到壞影響，因而降低標準
Growth and underinvestment (忽視潛在成長機會)	若需求超過供給，績效會受到影響，最終會導致需求降低。若趨勢持續，最終會因為認為需求降低，導致不予投資。 潛在的成長永遠無法達成，因為沒有足夠的證據證明，就不做投資。決策者的投資計畫應該有清楚的觀點，而非仰賴舊資料與舊趨勢

4. System trap 注意事項 / 解決方式彙整

System trap	注意事項 / 解決方式
Fixes that backfire (短視近利)	❶ 找出問題的徵狀，但是不要立即將其當成解決問題的目標
	❷ 有哪些未預期的結果？
	❸ 有些 loops 會產生問題的徵狀
	❹ 尋找高槓桿干預點
Shifting the burden (頭痛醫頭、腳痛醫腳)	❶ 確認目標與願景
	❷ 確認依賴 quick fix 的 mental model
	❸ 思考如何降低對 quick fix 的依賴度
	❹ 若因為時間緊迫，被迫採用 quick fix，選擇較少副作用的 quick fix
	❺ 當施行 quick fix 後，思考如何降低其產生的副作用
	❻ 試著平衡短期與長期的解決方式，意即將 real problem 與 symptom 做連結
	❼ 尋找平衡 short-term 與 long-term 解決方案的方法，代表建立 symptom 與 fundamental issue 的連結，要注意所發現的 fundamental issue 是不是另一個 symptom；如果是的話，就要往下探究
Limits to success (成長限制)	❶ 改變想法 (mentality)
	❷ 儘早找出可能的限制因素
	❸ 評估限制因素所會產生的影響
	❹ 快速成長到一定程度後，一定會進入高原期，你就該調整原始的目標，從高速成長改成維持一定的成長率
	❺ 面對成長速率趨緩的狀況，思考可以導入哪些矯正措施，讓你的成長能維持在一定的速率
	❻ 思考導入哪些 balancing mechanisms ，避免進入惡性循環
Tragedy of the commons (公共資源的悲劇)	❶ 教育與告誡民眾
	❷ 公有資源私有化
	❸ 規範與懲罰
Accidental Adversaries (意外的競爭者)	❶ 負起責任
	❷ 為了避免未來再度發生，應建立防禦機制
	❸ 不要有對方要傷害你的先入為主的想法
	❹ 合作雙方都該定義出他們的期望以及成功對雙方的意義
Success to the successful (贏者全拿)	❶ 了解 mental model 如何影響我們資源分配決策
	❷ 我們的目標是什麼？
	❸ 可否先做個實驗，分配資源給 B，來看是否有改善其績效，而非假定他會失敗
	❹ 重新思考資源分配
Escalation (競爭升級)	❶ 了解 escalation
	❷ 在此現狀下，我們的目標是什麼？ 我們與互相競爭的另一方，是否有共同的目標？
	❸ 對於競爭者的挑戰，不要過度反應
	❹ 你是否想降低緩解現況？或與對方達成協議？
Drifting goals or goal erosion (目標侵蝕)	❶ 如何維持當初目標所設定的標準或盡可能地小幅度降低標準？是否有其他目標影響此目標的達成？
	❷ 當發現現有績效落後於目標時，應啟動矯正行動，並給予更多的關注與資源
	❸ 調降目標的壓力的 mental models 是什麼？ 如何維持當初設定的目標水準？
Growth and underinvestment (忽視潛在成長機會)	❶ 找出成長的限制，特別是 capacity
	❷ 當 capacity 就緒前，不要做出任何 growthing action
	❸ 在真正需求投資前，先行投資
	❹ Hold the vision
	❺ 驅動投資決策的 mental model