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2020/05/02

[閱讀筆記] Manage Your Day-to-Day (2/3)

  1. 很多人都有多工 (multitasking) 的迷思,根據研究顯示,只有高度自動化行為才是真的多工,例如走路。大部分的活動都需要有意識的注意,所以沒有所謂的多工 (multitasking),只有工作轉換 (task switching),你只是把注意力從這一個任務,換到另外一個任務,等做一段落,又再回到原本的任務。這樣來來回回的做法,只會降低你的專注力、提高錯誤機率
  2. 根據實驗顯示,在閱讀時又使用 IM 或看電視,閱讀時間比單純閱讀 (single task) 增加 25%。較於專心閱讀 (single task)、焦點專一 (sole focus) 的人,閱讀時又分心去做其他事情,會使你的閱讀品質嚴重下滑,拉長整體閱讀時間。
  3. 人類愚蠢的,是忘記我們原本想要完成的事情 (The most basic form of human stupidity is forgetting what we are trying to accomplish)。
  4. 人們常見的壞習慣
常見的壞習慣
說明
❶ 一進公司先檢查 e-mail
  • 早晨是最有生產力的時段,你不該拿來檢查 e-mail 或開會。
  • 檢查 email 常常是非非常難以抗拒的誘惑,人們常常犧牲最有生產力的時段在處理郵件。
❷ 喜歡感覺有進度的感覺
  • 處理完十封 emails 可以讓你感覺完成某些事情。但是仔細想想,這些是最重要的事情嗎?
❸ 看不清機會成本 (opportunity costs)
  • 當你花了 100 元買一杯拿鐵,你就不能將其花在其他地方,這就是一種機會成本。
  • 相同的,你花了 50 min 在處理 emails,你就無法將這段時間花在其他任務。你很可以很容易發現你這 50 min 處理了好幾封 emails,但你卻不容易察覺,若這 50 min 花在其他更有意義的地方,你的生產力會大不相同。


  1. 創造僅僅是放棄那些大大小小會令你分心的事物。 (Creation is in part merely the business of forgoing the great and small distractions.)
  2. 等待有靈感才開始動工,就像站在機場等候火車來臨一樣。等待每件事情都完美才要開始,其實是一種拖延。我們每天必須要持續面對工作以及與不想要的令人分心的事情奮戰,我們必須學習在混亂中保持創造力。
  3. 用 poistive distractions 來對抗 negative distractions:
  4. 自我控制分成兩個層面
  5. 人類的大腦適合短跑而非馬拉松,當你做完需要聚精會神的工作 (mindful work),就該做一些簡單、不太需要動腦的工作 (mindless work),讓你的大腦放鬆、使大腦身體恢復能量,再進行下一回合的 mindful work。
mindful work (需費心的工作)
mindless work (不需費心的工作)
  • 問題解決工作 (problem-solving work)
  • 發明工作 (invention work)

  • 單純生產線組裝工作
  • 複印文件
  • 簡單的清掃工作(如清潔實驗室設備)
  • 從事簡單維護工作
  • 排序或校對任務
  • 簡單的服務工作(如打開文具包裝,並將其放到文具櫃)


    1. 每個人的體力與專注力都不一樣,只要掌握一個原則,精神好的時候做 mindful work,覺得疲憊了就做 mindless work
    2. 身處吵雜、令人分心的世界,如同在敵對場地進行罰球的籃球員,儘管面對喧鬧的主場球迷,你必須學習訓練自己的專注力,將罰球投進。在自我訓練的過程,需要不斷自我追蹤與訓練,一定要經過四個過程:觀察 (observation)、改進 (refinement)、調整 (adaptation) 與毅力 (endurance)
    3. 現今世界最大的挑戰是「保持專心」與「保存創造所需的心智能力」,並且最終在對你來說最重要的事物上,產生重大影響。因此,你必須要:
    ❶ 留意持續與世界保持連結所造成的成本
    • 不要總是聚焦於他人,卻錯過了挖掘自身內心潛力的機會
    ❷ 了解你所時時關心的資訊是已經發生的過去式,而非現在或未來
    • 我們常會不斷檢查手機獲得慰藉感,但是這種不安全感,卻將你忽略現在 (present)。
    ❸ 為你每一天建立一個不受打擾的時間
    • 在這段不受打擾的時間,聚焦於對你長遠來說,最重要的兩到三件事情。利用這段時間去思考、消化,你所學習到的事物,並做長遠規劃
    ❹ 多留意你內心的聲音,不要只留意別人的聲音
    • 不要盲從,這跟羊群沒有兩樣。
    • 沒有什麼能比你自己的直覺能大聲地產生共鳴。
    ❺ 對於機緣 (serendipity) 的可能性保持開放
    • 許多最重要的連結 (如人、點子、錯誤等),常常源自於預期外的狀況。


    1. 你是你自身潛力的管理者。你內心的資源,只有當你辨識出它們的價值,才會發展出方法來使用它們。無論未來的技術怎麼變化,最優秀的領導者就是最有能力調整自己,並善用自身心智能力的人
    2. 【重點提示】如何在令人心的世界,保持專心
    ❶ 保護你的創造力時間
    • 在你的行事曆預約一段不受干擾、可以專心工作的時間
    ❷ 在你精神好的時候,做需要高度保持專注的工作
    • 每天儘早處理需要高度專注 (hard focus) 的工作。
    • 自我控制能力會隨著時間流逝而下降。所謂的自我控制能力,是指抵抗令你分心的能力。
    ❸ 剔除不相關的背景噪音
    • 將與你任務無關的電話、電子郵件與 apps 關閉,這些都會消耗你的專注力。
    ❹ 讓進度看得見
    • 讓長程計畫的進度可見,是一個巨大的驅動力。
    • 透過發布完成的里程碑或保留每日日誌,來讓你的每日成就可見。
    ❺ 讓你的大腦小憩片刻
    • 執行具挑戰性、創造力的工作時,需搭配一些較不費心力的工作 (mindless tasks),讓你的大腦稍微休息與補充體力 (refuel)。
    ❻ 在休息期間才使用手機
    • 在休息期間可以檢查你的智慧型手機,讓自己敞開心扉,抓住可能的機會與機緣 (serendipity)。


    1. 科技本該是協助我們的工具,若我們沒有善用智慧來使用它,很容易被其所奴役。每個新科技都會反咬我們一口,當其力量越強大,就越可能被誤用。
    2. e-mail 是我們在上班日必定會用到的科技,根據研究顯示,平均每個知識工作者會花 28% 的時間在處理 e-mail。因此,為了成為一個有生產力的知識工作者,你必須善用此工具,不要被此工具奴役、降低自己的生產力。有幾點規則可以參考:
    ❶ 為你的 e-mails 加上標籤,讓你更容易找到
    ❷ 設定郵件規則,讓 inbox 自己排序
    ❸ 將處理完的 e-mail 歸檔 (archive),這樣你才能專心
    ❹ 為你的 e-mail 加上 color code,讓你可以透過視覺即可判斷輕重緩急
    ❺ 使用提醒工具,讓重要的 e-mail 討論串可以重新浮出水面
    ❻ 將 e-mail 轉換成 task,你才不會遺漏重要任務
    ❼ 追蹤 e-mail,讓你可以知道何時被讀取
    ➑ 建立 e-mail templates,讓你可以快速回覆常用訊息
    ➒ 取消不必要的新聞訂閱
    ➓ 限制你的 e-mail 內容在五個句子以下
    ⓫ 使用 social plug-in,讓你可以得知 e-mail 背後的面向與事實


    1. 當 e-mail 抵達時,你必須思索:
    ❶ 裡頭的資訊是我需要知道的嗎?
    ❷ 是否需要做緊急的回覆?
    ❸ 有沒有其他同事需要同步知道裡頭的資訊?
    ❹ 是否需要採取行動?
    ❺ 內文是否有需要思考與反省的地方?


    1. Warren Buffett :成功人士與非常成功人士的差別在於,非常成功的人士對於幾乎所有事情說不
    2. 每個人每天都已經無法離開社群軟體,但是,大家都是用無意識狀態 (mindlessness state) logon 到社群軟體。我們應該要有意識地 (mindful) 使用社群軟體,是主動的 (proactive),而非被動的 (reactive)。當我們在有意識地狀態下,我們會知道為什麼我現在要 logon,當完成目的後,就會主動離線 (disconnect)。當你是有意識地且真實地在使用社群媒體,你才不會無意識地、漫無目的的在瀏覽他人的貼文。
    3. 因為我們想看清楚遠方的東西,所以發明了望遠鏡;我們希望能夠跨越距離溝通,所以發明了電話;我們想要與每個人建立連結、分享想法,所以發明了 Internet。我們建立了一個 global brain,是我們每個人的大腦的延伸。也因為是我們的延伸,所以一定有好有壞。我們同時聚焦 (focus) 與分心 (distract),但是真正的問題不是科技本身,而是我們必須學習知道何時該關掉它 (turn it off)

    2020/05/01

    [閱讀筆記] Learn to Think in Systems (5/7)

    1. Fixes That Backfire 的 Loop Diagram
    Loop Type
    Description
    Balancing loop
    當我們展開短期的矯正行動,執行我們想要的 cycle,就是 balancing loop。
    Reinforcing loop
    當我們執行短期的矯正行動,系統不會馬上做出反應,都會有所 delay。經過一段時間,等我們發現系統的反應後,不看長遠的矯正行動,通常會使問題更加惡化,形成惡性循環。


    1. Acme Corp. 的 Loop Diagram
    Loop Type
    Description
    Balancing loop
    • 為了改善銷售問題,產品部門發展新的產品,爭取新的客戶。
    • 但是此舉反而造成客戶與銷售流失,與預期相反。
    Reinforcing loop
    • 產品部門為了挽救問題,發展出更多的新產品,但系統基礎建設跟不上新產品,反而導致帳務與交付問題,導致客戶怨聲載道,客戶與銷售繼續下滑,更進一步影響 Acme 商譽


    1. Fixes that backfire (短視近利) 的 leverage points
      1. 找出你解決問題的最終目標
      2. 不要在缺乏縝密分析前,就採取矯正行動
      3. 增加你對潛在威脅的危機意識:針對你要採取的行動,搜集資料與分析可能的負面與未預期的影響。有無其他解決之道,擁有較少的副作用?
      4. 真實的問題是什麼?你所看到的是不是只是問題的表面徵狀?
      5. 如果你只想要解決徵狀,並應用快速解決方案 (quick fixes),請選擇一個造成最小傷害的做法。
    2. 當人們開始定期使用 quick fix 的方式,就會逐漸依賴它。當 quick fix 可以舒緩問題徵狀 (symptom),人們的注意力就不會放在真實的、潛在的問題 (underlying problem),導入與施行真的解決方案就會遭到忽視。系統若習於使用 quick fix 來解決問題,就會喪失彈性,自我矯正 (self-corrective capabilities) 的能力就會下降。試想某人有慢性背痛的問題,卻靠止痛藥來治療,還不是經過矯正手術。
    3. 若 quick fix 方式能夠帶來短暫的紓解,系統就容易依賴此種方式來解決問題的徵狀。當已習慣依賴以後,quick fix 就會變成尋找真正解決方案的最大障礙。以下圖為例,上方的 balancing loop 是追求短期成效的 quick fix,下方的 balancing loop 則是解決根本問題的長期解決方案;reinforcing loop 則是採取 quick fix 所產生的副作用,當採用越多次,產生惡性循環,就會降低你處理真正的問題的迫切性。應急策略會導致依賴、上癮,雖然可以暫時解決徵狀,但是無助於解決潛在的問題。時間一久,你會發現會如吸毒般上癮、無法自拔。整個系統會越來越依賴干預,離你想要的狀態越來越遙遠
    4. 當我們透過給予補助或食物來解決社會系統的問題,在短期可以看到正面的結果,讓我們以為這個 quick fix 解決方案是有效的。事實上,這是加負擔轉嫁到干預手段上,我們無法靠 quick fix 一直獲得正面的結果。社會無法永遠、無限制地一直補助;止痛藥吃到最後,對我們身體最後也會無效。最終,我們還是又會面臨老問題。這是因為我們只將問題貼個 OK 繃,沒有繼續往下挖,深究問題的 root cause,不去思考長久的解決方案。
    5. 儘管我們透過 quick fix 來暫時紓緩問題的徵狀 (symptoms),但是問題還是會重複發生。經過時間越來越長,你需要加強 quick fix 的力道來使問題獲得控制。最終導致真正的成因 (underlying problems or root cause) 難以指認或無法指認。當依賴的quick fix 方法失效時,你就會經歷一段非常痛苦的過程,無論是心理或生理層面。你最好一開始就不要陷入這種依賴陷阱。
    6. 當系統需要外部力量介入來暫時解決問題時,需要確保系統不會過度依賴此干預力量。外部干預力量只是扮演拐杖的輔助角色,當系統夠強壯、能夠自己解決問題時,就該將拐杖拋開。猶如需要聯合國維和部隊保護與協助的戰亂國家,維和部隊會暫時在該國維持局勢穩定、並訓練當地的軍隊,當局事趨穩且當地訓練告一段落,維和部隊就會撤退,由該國自主軍隊接手,而非讓維和部隊長久待在該地 (shift the burden)。
    7. 俗話說:「給人一條魚,你可以餵飽他一餐;教他怎麼釣魚,你可以餵飽他一輩子。」這就是解決 shifting the burden archetype 的最佳做法。如果你只是採用 quick fix,這不是一個可持久的解決方案,系統仍然會重複發生問題,仍然會依賴你與你的干預。但是如果你可以強化系統,改善系統自主解決問題的能力,系統最後就可以不需要外部介入干預,就能自己解決問題。
    8. Shifting the burden 的 leverage points
      1. 確認目標與願景
      2. 確認依賴 quick fix 的 mental model
      3. 思考如何降低對 quick fix 的依賴度
      4. 若因為時間緊迫,被迫採用 quick fix,選擇較少副作用的 quick fix
      5. 當施行 quick fix 後,思考如何降低其產生的副作用
      6. 試著平衡短期與長期的解決方式,意即將 real problem 與 symptom 做連結
      7. 尋找平衡 short-term 與 long-term 解決方案的方法,代表建立 symptom 與 fundamental issue 的連結,要注意所發現的 fundamental issue 是不是另一個 symptom;如果是的話,就要往下探究。
    9. 我們較擅長準備處理失敗而非成功。我們總是在為可能的失敗思考,為最糟的狀況做謹慎規劃。我們卻很少思考,當我們獲得超乎預期的成功後,該怎麼繼續獲得成功,limits to success archetype 就是在處理這種狀況。當獲得超乎預期的成功,卻沒有導入新的成長策略,最終就會導致失敗。
    10. 當企業突然出現非理性的成長,員工就會聚焦於成長,不會考慮潛在的威脅。當成長趨緩後,人們仍會無視威脅,繼續更加努力工作,提升成長力道。更努力的工作,或許可以短暫刺激成長,最終還是會不敵成長限制,逐間停滯、下滑,甚至零成長,猶如下圖的 S 曲線。
    11. 下圖中,reinforcing loop 顯示成長的動態性 (growth dynamics),balancing loop 顯示為什麼成長逐漸趨緩。當成長加速,就會使系統觸及至少一個限制因素 (limiting factor)。當限制因素的影響越大,成長趨緩的速度就會越快,系統就更難保持之前的成長速率。在成長初期,reinforcing loop 佔上風 (i.e. growth dynamics);當成長趨緩,改由 balancing loop 佔上風;當系統崩潰,又換回 reinforcing loop 佔上風 (i.e. vicious cycle)。
    12. 以 Acme 企業來說,其面臨的問題包含:銷售下滑、帳務處理時間越來越長、獲利下降、帳務處理錯誤與交付延遲比例越來越高。並發現兩個阻礙成功的限制:service department 員工因為要花更多的時間處理新商品;電腦系統沒有更新,讓公司積極販售的新商品在預設選單,減輕 service deparment 員工的工作負擔。
    13. 從 picture 35 可以看出,在銷售成長初期,帳務處理時間、帳務處理錯誤與交付延遲等問題,並不明顯。但是當獲利過了一段時間以後,突然銷售量與獲利開始往下掉,帳務處理時間、帳務處理錯誤與交付延遲等問題的比例卻一飛沖天。這是一個很典型的例子,當人與組織面對下滑時,只會要求第一線人員付出更多時間、更加努力,卻不找出限制成功的因素
    14. 認為「只要越努力工作,就會成長越多的心態」以及「缺乏對限制成功因素作出因應方式」,就會導致無法永續成長。沒有任何事物可以永續成長,你不處理成長限制,成長限制就會來處理你;即使你成功克服成長限制,過了一段時間,你又會發現會有新的限制要來妨礙你
    15. 改變 limits to success 的方法:
    方法
    說明
    ❶ 改變想法 (mentality)
    為了改變成長限制,一開始就要預期未來會衰退。當我們越早因應,受到影響的幅度就會越小
    ❷ 儘早找出可能的限制因素
    認為「只要越努力工作,就會成長越多的心態」以及「缺乏對限制成功因素作出因應方式」,就會導致無法永續成長
    ❸ 評估限制因素所會產生的影響

    ❹ 快速成長到一定程度後,一定會進入高原期,你就該調整原始的目標,從高速成長改成維持一定的成長率

    ❺ 面對成長速率趨緩的狀況,思考可以導入哪些矯正措施,讓你的成長能維持在一定的速率

    ❻ 思考導入哪些 balancing mechanisms ,避免進入惡性循環
    不要將你的財富或人生的賭注放在 reinforcing process。reinforcing process 不穩定且不斷改變,今天的正面循環,到明天可能變成惡性循環,如同水能載舟亦能覆舟。記得要施行防禦性的 balancing process 到你的系統 (降低成長限制所造成的影響),可以避免你發生成長經過一段時間,出現衰退、失控的狀況

    1. 每個問題,只要牽涉到我們身處的環境與非再生資源,都會發生公共資源悲劇 (tragegy of the commons)  archetype。一旦我們將其用罄,將沒有替代品。管理與保存公共資源的最好辦法,就是建立一個共同的願景 (shared vision),協助個人謹慎使用公共資源,並建立規則,處罰那些濫用公共資源的人。若對公共資源的使用,未做任何干預,公共資源將會消失殆盡。
    2. 若沒有提供足夠的與完整的資訊給民眾,民眾無法了解為什麼公共資源是有限的,為什麼他們應該適度使用、不要過度浪費。若民眾沒有合作,就無法避免公共資源枯竭。
    3. 解決公共資源遭到濫用的方法