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2019/07/01

[閱讀筆記] Peopleware: Productive Projects and Teams (4/6)

    1.      當你觀察一支運作中的 jelled team 時,應該就看得到同儕指導 (peer-coaching),這是一種隨時都會進行的本能行為。團隊成員兩兩坐下來交換知識,此時,總有一人當學習者,而另一人當老師, 這兩人的角色也會適時變換。或許,一開始由 A 指導 B 有關 TCP/IP 方面,然後由 B 指導 A 有關 Queue 的實作,倘若運作良好,參與者甚至感受不到指導的存在
    2.      一個健康的團隊,同儕指導 (peer-coaching) 是一件很稀鬆平常的事情。但是若是在高度競爭的狀況下,卻常是第一個犧牲者
    3.      團隊內部高度競爭對於同儕指導 (peer-coaching) 會有直接的影響與傷害,會讓同儕指導 (peer-coaching) 變得困難且難以做到。成功的團隊互動,指導 (coaching) 是一個很重要的因子,其提供給團隊餐與者『參與感』與『個人成長』。若管理者恣意增強團隊的內部競爭,也是團隊殺手 (teamicide) 的原因之一
    4.      若指導是團隊運作的基本要素,經理人採取任何促進團隊內部競爭的措施,都應視為團隊殺手,例如 (遺憾的是,這都是每間公司在做的事情)
                 4.1.      年度薪資或獎懲考評 (annual salary or merit reviews)
                 4.2.      目標管理 (MBO, Management by objectives)
                 4.3.      讚美特定員工的特殊成就
                 4.4.      根據績效犒賞、獎勵、分紅
                 4.5.      幾乎任何形式的績效評量
    5.      對團隊成員會產生差別是獎酬的行為,都會促進競爭。管理者對此應該採適合的行為來降低或抵銷這樣的負面效應
    6.      主管應該要找對的人、放在對的位置,一旦這個人在這個位置,你就應該信任他 / 她,不應採取任何防禦性管理。用人不疑,疑人不用。
    7.      假如你底下的人都還不錯,想要大幅改善他們成功表現的機會,基本上就是偶爾放手任其自由發揮,並提供一個不會讓它們分心、被打斷的工作環境
    8.      你應該要你的員工可以擁有選擇加入哪個專案團隊的權力,讓員工可以自組團隊來競標執行的專案,可以讓員工獲得選擇專案和合作夥伴的自由。事實證明就算無聊的專案也有人會做,大家比較在意的是『跟誰合作』
    9.      在促成團隊緊密結合方面,有些組織因持續的好運而出了名,當然,這並不是好運,而是化學作用 (chemistry)。這些組織是能力、信任、相互尊重以及良好人際關係的最佳組合,為培育凝結團隊提供了肥沃的土壤。
 10.      為健康組織促成化學作用的策略有:
營造追求品質的狂熱 (Make a cult of quality)
     短期而言,品質特別好並不划算。長期而言,通常都值回票價,員工會追求高品質而且拚了命也要維護它
提供許多令人滿意的完結 (Provide lots of satisfying closure)
     這裡的「完結」就是里程碑(milestone)。目標太遙遠的話,團隊成員不免心想『等這東西完成我早死了』,這些一段段的里程碑可以讓人有向前邁進的滿足感。
     把工作切成許多片段、版本,來創造大量完結 (closure, or milestone),有助於讓團隊興致高昂
建立菁英感 (Build a sense of eliteness)
     如同古人說的「君以國士待我,我當以國士報之。」菁英團隊就該有菁英等級的待遇。
允許並鼓勵差異性 (Allow and encourage heterogeneity)
     人需要與眾不同的感覺,才能得到自身的平靜,得到自身的平靜,凝結的過程才會開始
保留並保護成功的團隊 (Preserve and protect successful teams)
     已經形成的團隊在專案結束時,給予機會讓他們選擇轉戰專案
提供策略性而非戰術性的指示 (Provide strategic but not tactical direction)


 11.      管理者通常不算是他旗下團隊的一份子,這或許讓身為管理者的你很不是滋味。團隊是由地位與功能對等的同儕所組成的,管理者多半在團隊之外,偶而從上給予指導,並清除行政或程序上的障礙。 在最佳的團隊裡,偶而由不同的人擔任領導角色 大家都在專精的領域裡各司其職,沒有永遠的領導人,否則,這個人就不再是同儕,團隊互動也將就此瓦解。
 12.      團隊是一種網絡結構而非階層結構,即使領導的概念非常受到尊崇,它在團隊裡就是沒有太多發揮的餘地。
 13.      一個純人工運作的系統被自動化後,他就變成決定論 (deterministic) 的了,且喪失自我修復的特性。方法論或 SOP 把組織變成決定論,同樣會喪失自我修復的特應
 14.       方法論 (methodology) 代表任何有意義的決定都是由制定者所決定,而不是被指派該做工作的人。好處很多,但壞處就是專案成員沒有思考能力
 15.       撰寫方法論的是聰明人,執行方法論的則可以是呆瓜。呆瓜不必用腦袋做事,只要從第一頁開始順著指示走就可以從頭到尾把工作順利完成。做決定的是方法論,人不做任何決定,組織完全變成決定論的(deterministic)了。
 16.       如果你的部屬笨到想不出完成工作的辦法,工作就註定會失敗,任何一種方法論也幫不上忙。更糟的是,即使相當能幹的員工,方法論也會嚴重傷害他們的努力成果,這是因為試圖規定工作必須符合一定的模式,於是造成:
文書工作的泛濫 (a morass of paperwork)
     覺得製造更多的文件可以改善狀況
     泛濫的文件只會製造問題而非解決問題。
方法的不足 (a paucity of methods)
     惡意或死板的盲從
     標準化會排除或忽略更新或其他的方法
缺乏責任感 (an absence of responsibility)
     都是工作流程的錯不是我的錯
     責任是制定者承擔,執行者會不管
士氣全面低落 (a general loss of motivation)
     在工作場所中對方法論的痴狂,其實是高科技幻覺的另一個例子。就算是最完美的方法論,也不可能把「未來」這個變數規範住。
     方法論傳遞管理階層認為員工無能

 17.     統一做事方法很好,但不一定要透過方法論來完成,可透過其他方法,例如
教育訓練 (training)
人們通常會用他們所知的方式來做事。如果你給予他們共通性的核心方法,他們就會傾向使用這個方法
工具 (tools)
有一些自動化輔助工具在建模、設計、實作、測試方面,幫助你統一作法
同儕審查 (Peer review)
透過 peer-review 的機制,可以讓組織內的同仁的做事方式趨向一致

 18.       杜邦公司對於標準的定義是經過驗證、用於執行一向重複性工作的方法,經過驗證代表再度幫公司內部獲得普遍且成功的證實
 19.       霍桑效應 (Hawthorne Effect) 是管理學中的一個名詞,它是指由於受到額外的關注而引起努力或績效上升的情況。霍桑實驗帶來的啟示是,人的社會及心理因素,是影響行為和績效的關鍵因素,遠超過體力、精力,甚至是經濟誘因。進一步說,非經濟性的獎賞和懲罰,才是激勵員工和提高員工滿意度的重要因素。
 20.       在職場上耳熟能詳的「參與式管理」(Participative Management),讓員工在不同程度上參與企業決策;或是管理大師彼得杜拉克(Peter Drucker)提倡的目標管理(management by objective),主張由部屬和主管共同擬定個人與組織的目標,都是滿足員工的心理與社會需求的做法。
 21.      管理學教授史蒂芬·魯賓斯(Stephen P. Robbins)指出,參與決策可以提升部屬對決策的認同感,在執行任務時,便可減少居間杯葛的狀況發生。並且,參與決策可提供工作的內在報酬,使工作本身顯得更有趣、更富意義。就管理上的意義而言,讓員工參與決策,等於是鼓勵最清楚現況的人貢獻意見,這樣往往可以提升決策品質。
 22.       面對風險有兩種極端,一種是冒險卻不作風險管理 (有勇無謀);另一端試過份保守,使任何雄心壯志都變得不可能 (完全規避風險)
 23.       專案有風險是好是,這通常是有價值的特徵。風險很小或沒風險卻有價值的專案,早就被人做光了。
 24.       風險管理並不是要讓風險消失,而是要透過事前的準備,當風險真的發生時,降低讓受到傷害的程度
 25.       不想管理的那些風險,通常就是導致失敗的風險
 26.       如果風險發生機率非常低,不去管理就很合理,但如果風險發生的結果光用想的就很可怕,還不去管理就很沒道理
 27.       當結果被界定為挑戰時,辦得到 (can-do) 的思維經常凌駕風險管理。
 28.      當專案時程越緊湊,時程的風險就越重要,但人們就會花越少的時間進行風險減輕計畫 (mitigation planning)
 29.       中、高階主管常精於將其想要的結果視為一項挑戰,認為這是屬下證明自己是優秀人力的機會。但是,在大多數的案例,他們並不是將團隊追求卓越,而是帶領團隊做出品質低劣的專案
 30.       通常主管說:『這個專案非常重要 (important),我們必須要在 30 天內完成。』其實他們真的意思是:『這個專案是如此的不重要 (unimportant),趕快在 30 天內把他應付完。』

2019/06/01

[閱讀筆記] Peopleware: Productive Projects and Teams (3/6)

    1.       性向測驗 (aptitude test) 僅對工作初期有用,無法評估長期發展,不建議使用。因為性向測試大部分都是左腦導向 (left-brain oriented)。新進人員在初期執行任務時可能大部分都用到左腦。但是,當未來升遷到主管的位置時,需要利用過往的經歷產生宏觀的思考、捷思的判斷 (heuristic judgment) 與直覺 (intuition),這些都要仰賴右腦。
    2.      我們所處的職場,比較傾向 sociological 而非 technological,所以我們會更加依賴員工與其他人溝通的能力,而非與機器溝通的能力。所以,招募過程也須了解受試者的溝通能力,最好的檢驗方式是在面試時,要求面試者根據過去的工作經歷,自行挑選主題準備10 ~ 15 分鐘的簡報,是一個很好的方法來檢視面試者的溝通技巧
    3.      多元組成的團隊可以有許多好處,例如女性加入可以多一些柔性成分、不同國家的成員可以帶來異國食物。
    4.      團隊吸納新夥伴有其限制,例如這個月來 20 contractors,下個月來 3 個,第三個月來 15個。這代表在這段期間會有 38 個新人加入你的專案,你必須有額外的規劃、吸收這些新人,不然這些人不會有團隊的凝聚感 (team jell),永遠不會變成團隊的一份子
    5.       Alan Klay technology 下的定義,你長大前還沒有,但現在卻遍布在你周遭的任何東西;長大前就在你周遭的,叫做 environment,這一代的 technology  是下一代 environment。例如在 20 世紀,computers, smart phone, blogging, social networking, hacking 等重要的技術尚未普遍存在於家裡或學校,這就是 technology。但是,生長在 21 世紀的小孩,從小就在這些環境中成長,這時候就變成 environment
    6.      高離職率 (high turnover) 的公司,會讓人傾向重視短期利益,因為他們知道他們不會待太久,沒有人會看長遠。公司也會認為,反正人一下子就走了,不用給予太多教育訓練,結果造就更高的離職率,變成惡性循環
    7.      一些發生高離職率的企業 ( > 30% turnover rate),常見的原因
只是路過的心態 (A just-passing-through mentality)
員工沒有想長期在這裡工作的想法
感覺隨時可被拋棄 (A feeling of disposability)
管理階層將員工視為可替換的零件 (因為離職率如此高,沒有人是不可取代的)
將忠誠度視為可笑的 (A sense that loyalty would be ludicrous)
有誰會將視自己為可替換的零件的組織忠誠呢?

    8.      將冬天開暖氣的費用試為支出 (expenditure),卻將購買電腦設備視為資產 (asset),認為是投資 (investment)。當你將支出 (expenditure) 視為投資 (investment) 而非費用 (expense),你就是在資本化 (capitalize) 你的支出 (expenditure)。那員工呢? 若你將員工送去受訓一周,用費用的觀點,這位員工一周沒有做事,你還是得支付員工的薪水與訓練費用;用資本化的觀點,若你有計畫地讓員工去受訓,讓他在未來工作上能夠學以致用,這就是投資而非費用
    9.      當人員離職時,初期的生產力一定是負的 (negative producer),因為初期除了尚未進入狀況,還需要現有團隊成員放下手上的工作去回答或是解決他的疑難雜症,需要花一段時間才能達到前一手離職前的產能。如下圖的曲線,Ralph  一開始的產能是負的,陰影區域就是 Louis 離職後所失去的 production,這段時間就是公司對於 Ralph 培養其 skills capabilities 的必要投資
 10.       企業在 layoff 的時候,要思考一下,人力資源花費是很高的,員工的薪水+訓練費用 (可能需訓練長達六個月,花費 $200,000),一開除就是企業的損失 (沉沒成本)
 11.       layoff、瘦身 (downsizings) 消息一出時,通常會獲得 Wall Street 分析師的掌聲,因為乍看之下成本降低了,獲利率變高了。Wall Street 會有如此反應,就是將人視為 expense,直接將人丟出窗外,彷彿毫無價值,卻望讓你當初對他的投資以及他所創造的價值
 12.      請你回想在過去的職場生涯中,最讓你樂在其中的一次工作經驗。為什麼?答案再簡單不過,「挑戰」。良好的工作經驗通常伴隨著某種程度的挑戰。 最令我們回味無窮的是與團隊互動 (team interactions),當一群人結合成一個有意義的整體時,整個工作的本質便大為改觀。這份工作的挑戰相當重要,然其重要性並不在於挑戰本身,而在挑戰使我們一起專注於某些事物。
 13.      工作的樂趣來自於挑戰,但過程中樂趣來自於團隊合作。
 14.      當團隊結合在一起時,人們的表現會更好,也會擁有更多樂趣。
 15.       團隊 (team) 這個詞彙常被誤用,隨便稱一群人是一個 team。若這群人對於成功沒有共同的定義、無法看出成員互相有任何歸屬感、毫無凝聚力 (jell),就稱不上是一個 team
 16.      一支凝結團隊 (jelled team),就是已經緊密結合到整體力量大於個別力量總和的一群人,也就是一加一大於二。團隊一旦開始凝結,成功的機會便大幅提升。他們也不需要特別的加油打氣,他們本身就充滿幹勁。
 17.      團隊與生俱來就是圍繞著目標形成。團隊的目的並不在於達成目標,而在於統一目標。
 18.      相信員工會自動接受組織的目標,正是管理上天真、過份樂觀的象徵。
 19.      某些經理人會覺得員工接受企業目標是理所當然,這樣才叫專業。但實際上並不是,人都有選擇自己價值觀的權力。
 20.      團隊的目的不是實現目標 (goal attainment),而是調整目標 (goal alignment),形成共識,讓大家擁有共同的目標,當大家方向正確,最後就會水到渠成
 21.      有凝聚力的團隊 (jelled team) 的特徵:
              21.1.    低離職率 (low turnover)
              21.2.    強烈的認同感 (strong sense of identity)
              21.3.    產生優越感 (sense of eliteness),認為自己待在好的團隊,覺得自己比那些平淡無奇的團隊 (run of the mill) 好得多
              21.4.    感受到產品共同擁有 (feeling of joint ownership of the product),參與者非常開心自己的名字被列在產品開發者的其中一名,並期待團隊成員間的 peer review
              21.5.    樂在其中 (obvious enjoyment),團隊成員在合作中感到快樂,互動也很容易、自信與溫馨
 22.       團隊 (team) 與派系 (clique) 的差別猶如微風 (breeze) 與北風 (draft)breeze draft 都代表涼爽的氣流,若你感受的是令人愉悅的涼爽的氣流,那就是 breeze;若你感受到惱人的、凜冽的氣流,那就是 draft團隊代表有凝聚力的一群人,派系則代表威脅;團隊是為了公利,派系則是為了私利
 23.       有凝聚力的工作團隊 (jelled work group) 可能讓主管覺得狂妄自負的 (cocky)、惱人的 (irritating) 與排他的 (exclusive)。但是與那群隨便都可以替換的零件的人相較之下,jelled team 比較能達成主管真正的目標
 24.       你無法讓團隊變得凝聚,你只能去改進、修正讓團隊無法凝聚的因素。你無法建立凝聚力的團隊,你只能讓團隊成長變成有凝聚力的團隊。這跟農夫很像,你無法完全控制農作物的生長,當你根據最新的農業理論來施肥、播種與灌溉,你可能最終可以獲得收成,也有可能徒勞無功。
 25.       因為找不出「促使團隊形成必須做的六件事」,在絕望中,改採倒轉技巧尋找讓團隊形成不了的辦法,把這些手段集結起來成為一套策略,我們稱之為團隊殺手 (teamicide)。以下為團隊殺手的簡單一覽表:
防禦性管理 (defensive mgmt.)
     也可稱做「風險管理」,大部份情況下風險管理是好的對的。但只有對「人」這一招只會適得其反。你一旦決定與這支團隊共事,最好的策略就是信任他們,除非有明確的證據。
     用人不疑,疑人不用。若你無法信任你的團隊成員,它們也會感受到自己不受信任,你也不可能建立起有凝聚力的團隊
官僚作風 (bureaucracy)
     死板的文書與行政工作就是官僚,你會發現在系統開發工作中,占用你第二多時間的就是 paperwork,通常會占了 30% 左右
     無腦的 (mindless) 逼迫員工繳交日報之類的 paperwork,也是一種防禦性管理 (defensive mgmt.),員工必須放下手邊工作去做無意義的 paperwork,對於團隊形成 (team formation) 是一種傷害,也是一種浪費
實體隔離 (physical separation)
     團隊成員若位置距離太遠,會影響團隊成員間的互動
     相同團隊的成員若坐一起,會在相同時間保持安靜的狀態,朝相同目標前進,並較少會彼此干擾
時間分割 (fragmentation of people’s time)
     時間分割不利於團隊形成,也有損工作效率。一個人能掌握的人際交流有限,同時身兼四個工作團隊,就有四倍的人際交流要進行,而且時間都耗在轉換團隊上。
     沒有人可以成為多個有凝聚力團隊的一份子,當你身兼多個專案,你就越難凝聚
產品的品質降低 (quality reduction of the product)
     當交付產品的時間越緊湊,就會導致低品質的產出。產品的 end user 或許為了趕快看到成品,而做出如此妥協。但是這種妥協,對於開發人員是非常痛苦的,這樣的決定低估了開發人員的自尊與工作樂趣的負面影響
     不斷降低品質很快就會使即將建立的團隊認同感破壞殆盡,開發次級品的同事甚至懶得看彼此一眼,在他們身上找不到共同的成就感
虛假的最後期限 (phony deadlines)
     隨便制定緊迫的最後期限有時會讓人氣餒 (demotivate)。當管理者喊著「我們絕對要在XX日之前完成」,團隊成員幾乎都不自主地翻白眼,這種狼來了的把戲他們早就習慣了。
     一位不斷地訂出虛假的 deadline 的主管,不會受到團隊成員的尊敬,更不可能形成 jelled team
派系控制 (clique control)
     有的公司會在團隊形成時拆散他們,避免派系形成
     這基本上是經理人缺乏安全感或對團隊意識沒有了解

 26.       很多組織都沒有意識到他們在扼殺團隊 (teamicide),但是他們卻都在做上述的事情
 27.       加班的負面衝擊:容易出錯、油盡燈枯、離職率上升與補償性的打混摸魚。當加班是屬於長期的,只要團隊有人沒辦法配合加班,團隊成員就會抱怨無法配合加班的人,開始互相責怪,jelled team 就會分崩離析
 28.       不斷地延長加班是一種降低生產力的方法 (productivity-reduction technique),其所帶來的好處會被加班的副作用所抵消,你無法期待分崩離析的團隊可以幫你完成使命
 29.       TEAMWORK = The Fuel That Allows Common People To Attain Uncommon Results
 30.      團隊成員間適度的競爭,是維持競爭優勢的健康的作法,但是若過度競爭,則會有反效果,例如告訴團隊今年表現最傑出的明年可以留下來,團隊也會崩壞